Zircon CRM / Administration
Läuft im Browser · DE / EN / HUCRM-Automatisierung, die auch nach Feierabend arbeitet
Zircon CRM verschickt Zahlungs- und Ablauferinnerungen, erstellt wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben und liest Ihre Postfächer, auch wenn niemand angemeldet ist. Diese CRM-Automatisierung läuft über einen einzigen Cronjob auf Ihrem Server. Was wann läuft, legen Sie für jeden Bereich selbst fest.
30+ Automationen, ein CronjobEigene Uhrzeit je BereichWarnung, wenn Cron stillsteht
Kurz gesagt
Was erledigt die CRM-Automatisierung von Zircon CRM im Hintergrund?
CRM-Automatisierung heißt: Das System erledigt Routinearbeit nach Zeitplan, ohne dass jemand klickt. In Zircon CRM weckt ein Cronjob auf Ihrem Server das System alle paar Minuten. Dann gehen Rechnungs- und Vertragserinnerungen hinaus, wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben entstehen, und Integrationen werden aktualisiert. Gedacht für Buchhaltung, Vertrieb und Support in Dienstleistungsunternehmen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Erinnerung geht erst raus, wenn jemand daran denkt.
Wenn zwei dieser Punkte zutreffen, hängt Ihre Automatisierung noch an einem Kalendereintrag.
- 01
Überfällige Rechnungen fallen erst am Monatsende auf
Beim Finanzabgleich zeigt sich, dass mehrere Rechnungen seit Wochen offen sind. Danach schreibt jemand jedem Kunden einzeln, jedes Mal in etwas anderem Ton.
- 02
Die wiederkehrende Rechnung hängt an einem Kalendereintrag
Jeden Monatsanfang entstehen dieselben Rechnungen mit denselben Positionen neu. Verrutscht der Eintrag, verrutscht auch die Rechnung.
- 03
Der Vertrag läuft aus, und niemand hat etwas gesagt
Am Enddatum stellt sich heraus, dass niemand mit dem Kunden über die Verlängerung gesprochen hat. Auch dem unsignierten Vertrag ist niemand nachgegangen.
- 04
Das Postfach wird jeden Morgen von Hand sortiert
Mails an support@ werden einzeln als Ticket erfasst. Fällt ein Morgen aus, kommt auch die Antwort später.
Was es kann
Das übernimmt der Cronjob für Sie.
Jede Automation hat ihren eigenen Schalter, ihre Frist oder ihre Uhrzeit.
Wiederkehrende Rechnungen
Eine wiederkehrende Rechnung dient als Vorlage. Am nächsten Termin erstellt der Cronjob die neue Rechnung mit demselben Kunden, denselben Positionen, Steuern und Zahlungsarten. Sie wählen, ob sie sofort an den Kunden geht, als unbezahlt oder als Entwurf entsteht. Optional entsteht die neue Rechnung erst, wenn die vorherige bezahlt ist.
Zahlungserinnerungen vor und nach Fälligkeit
Sie legen fest, wie viele Tage vor Fälligkeit der Kunde erinnert wird und wie viele Tage danach die Überfälligkeitsmeldung kommt. Beides lässt sich wiederholen, per E-Mail und per SMS. Einzelne Rechnungen nehmen Sie von Überfälligkeitsmeldungen aus.
Kostenvoranschläge, Angebote, Verträge
Vor Ablauf eines Kostenvoranschlags oder Angebots erhält der Kunde eine Erinnerung. Abgelaufene Kostenvoranschläge erhalten den Status abgelaufen. Vor Vertragsende werden Ersteller, Administratoren und Kunde benachrichtigt. Ein unsignierter Vertrag wird im eingestellten Abstand erneut versendet, bis er unterschrieben ist.
Aufgaben und Zeiterfassung
Wiederkehrende Aufgaben werden mit Zuständigen, Beobachtern und Checkliste kopiert. Zuständige erhalten vor der Frist eine Warnung, und ein vergessener Timer stoppt nach der eingestellten Stundenzahl. Ausgewählte Mitarbeiter erhalten an festgelegten Wochentagen eine Mail zu erledigten, abrechenbaren Aufgaben, die noch nicht fakturiert sind.
Postfach-Import
Aus den IMAP-Postfächern der Support-Abteilungen werden Tickets oder Antworten, aus dem Vertriebspostfach werden Leads. Importierte Mails werden als gelesen markiert oder gelöscht. So kommt nichts doppelt an.
Integrationen im Hintergrund
Die Számlázz.hu-Integration holt im eingestellten Minutentakt die dort ausgestellten Rechnungen, Zahlungen, Stornos und das offizielle PDF. Der Social Manager aktualisiert RSS-Feeds und übernimmt den Status der an Buffer gesendeten Beiträge.
Hosting- und Domain-Verlängerungen
Stündlich laufen die Verlängerungsregeln: Erinnerungen an Mitarbeiter und Kunden, Markierung unbezahlter Verlängerungen als überfällig und, nach bezahlter Verlängerung, das Fortschreiben des eigenen Datensatzes in den nächsten Zeitraum. Beim Hosting-Anbieter wird nichts verlängert.
Aufräumen
Der Cronjob löscht Einträge im Aktivitätsprotokoll, die älter als Ihr Limit sind, sowie temporäre Dateien. Den Papierkorb der Mediathek leert er nach der eingestellten Zahl von Tagen.
So funktioniert es
Eine Zeile auf dem Server, der Rest in den Einstellungen.
- 01
Cronjob einrichten
Ihr Server oder das Hosting-Panel ruft den Befehl aus den Einstellungen regelmäßig auf, auf Wunsch jede Minute. Ein vollständiger Lauf startet höchstens alle fünf Minuten. Aufrufe dazwischen werden ignoriert.
- 02
Uhrzeit und Fristen je Bereich
Für Rechnungen, Kostenvoranschläge, Angebote, Ausgaben, Verträge und Aufgaben legen Sie getrennt fest, zu welcher Stunde die täglichen Vorgänge laufen. Ebenso, wie viele Tage vorher oder nachher eine Erinnerung hinausgeht.
- 03
Läufe im Hintergrund
Bei jedem Lauf gehen fällige Mitarbeiter-Erinnerungen, die E-Mail-Warteschlange und neue Postfach-Mails durch. Einmal täglich, zur gewählten Stunde, folgen Rechnungen, Verträge und Aufgaben. Eine Sperre verhindert, dass zwei Läufe gleichzeitig arbeiten.
- 04
Zusammenfassung am Ende
Nach wiederkehrenden Rechnungen und Ausgaben erhalten Ersteller und Administratoren eine Zusammenfassung per E-Mail, mit Links zum Original und zum neuen Beleg.
Kontrolle
Sie sehen, wenn der Cronjob stillsteht.
Warnung, wenn er nicht läuft
Nutzen Sie eine Funktion, die den Cronjob braucht, und er ist noch nie gelaufen, sehen Administratoren eine Liste der betroffenen Funktionen. Nach 48 Stunden ohne Lauf erscheint eine Warnung. Sie verschwindet von selbst, sobald die Läufe wieder anlaufen.
Keine doppelten Erinnerungen
Jede Erinnerung speichert, wann sie verschickt wurde. Auch bei häufigeren Aufrufen geht dieselbe Erinnerung nie zweimal hinaus.
Manueller Lauf mit Protokoll
Administratoren können einen Lauf von Hand starten. Fällige tägliche Vorgänge laufen dann unabhängig von der eingestellten Stunde. Der manuelle Lauf steht im Aktivitätsprotokoll.
Wer was einstellen darf
Für die Cronjob-Einstellungen braucht es die Berechtigung für Einstellungen. Den manuellen Lauf sehen nur Administratoren. Automationen von Modulen folgen den Berechtigungen des jeweiligen Moduls.
Arbeitet zusammen mit
Wo die Arbeit des Cronjobs sichtbar wird.
- Rechnungenwiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen und zeitgesteuerter Rechnungsversand.
- VerträgeAblauferinnerung für Verantwortliche und Kunden, Unterschriftserinnerung bis zur Unterschrift.
- Wiederkehrende AufgabenKopien entstehen zur Aufgaben-Stunde, pausierte Aufgaben werden übersprungen.
- Számlázz.hu-IntegrationRechnungen, Zahlungen und Stornos kommen im eingestellten Takt herüber.
- Hosting- und Domain-Verlängerungenstündliche Verlängerungsregeln, Erinnerungen und Verlängerungsaufgaben.
- E-Mail-Vorlagen und BenachrichtigungenText und Sprache jeder automatischen Nachricht kommen aus den Vorlagen.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Jede Automation braucht den Cronjob auf Ihrem Server. Solange er nicht eingerichtet ist, laufen weder Erinnerungen noch wiederkehrende Rechnungen noch Postfach-Importe.
Automatisch erstellte Rechnungen, etwa wiederkehrende Rechnungen, werden nicht von selbst in Számlázz.hu ausgestellt. Die offizielle ungarische Rechnung mit NAV-Meldung stellen Sie über die Számlázz.hu-Integration aus.
Tägliche Vorgänge laufen zur eingestellten Stunde, nicht auf die Minute einer Frist.
Für SMS-Erinnerungen brauchen Sie ein Konto bei Twilio oder Clickatell, für Echtzeit-Benachrichtigungen in der Anwendung ein Pusher-Konto.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Was ist ein Cronjob, und warum braucht Zircon CRM einen?
Ein Cronjob ist der Zeitgeber des Servers: Er führt in festen Abständen einen Befehl aus. Zircon CRM wird darüber alle paar Minuten aktiv, verschickt Erinnerungen, erstellt wiederkehrende Rechnungen und liest Postfächer. Den genauen Befehl zeigt das System in den Einstellungen.
- 02
Zu welcher Uhrzeit verschickt Zircon CRM Zahlungserinnerungen?
Zu der Stunde, die Sie für automatische Rechnungsvorgänge einstellen, im 24-Stunden-Format, zum Beispiel 9. Kostenvoranschläge, Verträge und Aufgaben können eigene Stunden haben. Mitarbeiter-Erinnerungen und Kalendertermine gehen unabhängig davon bei jedem Lauf hinaus.
- 03
Bekommt ein Kunde dieselbe Erinnerung doppelt, wenn der Cronjob öfter läuft?
Nein. Zircon CRM speichert bei jeder Erinnerung, wann und für welchen Zeitraum sie verschickt wurde. Häufigere Läufe verdoppeln also keine Mails. Wiederholte Erinnerungen schalten Sie selbst ein, mit dem Abstand in Tagen.
- 04
Was passiert, wenn der Cronjob auf dem Server ausfällt?
Solange er nicht läuft, laufen auch die Automationen nicht. Zircon CRM zeigt Administratoren nach 48 Stunden ohne Lauf eine Warnung. Laufen die Aufrufe wieder, verschwindet die Warnung, und eine hängende Sperre wird automatisch gelöst.
- 05
Kann ich die täglichen Automationen sofort auslösen?
Ja. Ein Administrator startet in den Einstellungen von Zircon CRM einen manuellen Lauf. Fällige tägliche Vorgänge laufen dann sofort, unabhängig von der eingestellten Stunde. Der manuelle Lauf wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie eine Liste der Erinnerungen und wiederkehrenden Rechnungen mit, die Sie heute von Hand verschicken. In der Demo gehen wir die Cronjob-Einstellungen durch und zeigen, welche Automation zu welcher Stunde läuft.
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