Zircon CRM / Administration
Läuft im Browser · DE / EN / HUE-Mail-Vorlagen, die in der Sprache Ihrer Kunden schreiben
Zircon CRM verschickt jede Nachricht aus einer E-Mail-Vorlage: die Rechnung, die Erinnerung, die Ticket-Antwort und den Hinweis an einen Kollegen. Sie formulieren den Text einmal. Das System setzt beim Versand die echten Daten ein, und jeder erhält die Nachricht in seiner Sprache.
80+ bearbeitbare VorlagenEine Fassung je SpracheMicrosoft 365 und Gmail OAuth
Kurz gesagt
Wofür sind die E-Mail-Vorlagen in Zircon CRM da?
Eine E-Mail-Vorlage ist eine vorformulierte Nachricht, die das System beim Versand mit echten Daten füllt. Zircon CRM bringt über 80 bearbeitbare Vorlagen mit, von Rechnungen bis Tickets, jede mit eigener Fassung je Sprache, mit Platzhaltern und einzeln abschaltbar. Gedacht für Administratoren und Office-Manager, die die Mails des Unternehmens einmal gut formulieren wollen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Jede Nachricht klingt ein bisschen anders.
Wenn zwei dieser Punkte zutreffen, ist Ihre Kundenkorrespondenz noch Handarbeit.
- 01
Der Kunde in Wien bekommt eine ungarische Erinnerung
Die Zahlungserinnerung gibt es nur in einer Sprache. Ihr Wiener Kunde liest sie auf Ungarisch, oder jemand übersetzt sie jedes Mal von Hand.
- 02
Mal fehlt der Link, mal das Fälligkeitsdatum
Jeder verschickt Rechnungen mit eigenem Text. In einer Mail fehlt der Zahlungslink, in der nächsten das Fälligkeitsdatum.
- 03
Sie können nicht belegen, dass der Kostenvoranschlag hinausging
Der Kunde sagt, er habe ihn nie erhalten. Es gibt keine Spur, wann er an wen und mit welchem Text verschickt wurde.
Was es kann
Das deckt die Kommunikation in Zircon CRM ab.
Jede ausgehende Mail und jeder interne Hinweis startet an einer Stelle.
Über 80 bearbeitbare Vorlagen
Die Vorlagen sind nach Bereichen gruppiert: Rechnungen, Kostenvoranschläge, Angebote, Verträge, Tickets, Aufgaben, Projekte, Leads, Mitarbeiter und DSGVO. Betreff, Absendername und Text sind jeweils bearbeitbar. Jede Vorlage lässt sich einzeln oder mit ihrer ganzen Gruppe abschalten.
Platzhalter mit Live-Daten
Sie wählen aus rund 180 eingebauten Platzhaltern, etwa Name des Ansprechpartners, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum oder Zahlungslink. Der Editor zeigt nur die Felder, die zur Vorlage passen. Ihre aktiven eigenen Felder stehen ebenfalls zur Auswahl.
Eine Fassung je Sprache
Jede Vorlage hat in jeder aktivierten Sprache eigenen Betreff und Text. Kunden erhalten die Nachricht in ihrer Sprache, Mitarbeiter in ihrer. Ist eine Sprachfassung leer, geht die Fassung der Standardsprache hinaus.
Über Ihren eigenen Mailserver
Sie versenden per klassischem SMTP oder melden sich per OAuth 2.0 bei Microsoft 365 oder Gmail an. Eine Test-Mail zeigt, ob die Einrichtung funktioniert, und im Fehlerfall den vollständigen Dialog mit dem Mailserver.
Kopf, Fuß, Signatur, Archivkopie
Vordefinierte Kopf- und Fußzeilen umschließen jede Nachricht. Der Signatur-Platzhalter setzt die persönliche Signatur des sendenden Mitarbeiters ein. Eine BCC-Adresse erhält auf Wunsch eine Kopie jeder ausgehenden Vorlagen-Mail.
Warteschlange und interne Hinweise
Mit eingeschalteter E-Mail-Warteschlange gehen Mails im Hintergrund hinaus, fehlgeschlagene werden erneut versucht. Mitarbeiter sehen ihre Ereignisse unter dem Glockensymbol, mit einem Pusher-Konto in Echtzeit und als Desktop-Benachrichtigung.
So funktioniert es
Vom verbundenen Postfach bis zur ersten versendeten Rechnung.
- 01
Postfach verbinden
Ein Administrator verbindet in den Einstellungen das Firmenpostfach, zum Beispiel über Microsoft 365, und schickt eine Test-Mail.
- 02
Rahmen und Signatur
Er legt Kopf- und Fußzeile für jede Nachricht fest, dazu die Firmensignatur.
- 03
Vorlagen prüfen
Er prüft die Texte der genutzten Vorlagen, füllt die ungarische und englische Fassung aus und schaltet ab, was das Unternehmen nicht versenden will.
- 04
Versand bei der Arbeit
Eine verschickte Rechnung, eine erfasste Zahlung oder eine Ticket-Antwort löst die passende Vorlage aus, in der Sprache und mit den Daten des Empfängers. Erinnerungen verschickt der Cronjob auf Ihrem Server.
Arbeitet zusammen mit
Woher der Inhalt der Nachrichten kommt.
- RechnungenRechnungs-Mail mit PDF, Zahlungsbestätigung, Erinnerung vor Fälligkeit und Überfälligkeitsmeldung.
- VerträgeVersand des Vertrags, Ablauferinnerung und Unterschriftserinnerung, die sich bis zur Unterschrift wiederholt.
- Eigene Felderjedes aktive eigene Feld, das nicht nur für Administratoren ist, lässt sich in passende Vorlagen einsetzen.
- Sprachen und Lokalisierungdie Sprache des Empfängers entscheidet, welche Fassung hinausgeht.
- Automatisierung und geplante AufgabenErinnerungen und Warteschlange gehen mit den Läufen des Cronjobs hinaus.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Erinnerungen und die E-Mail-Warteschlange brauchen den Cronjob auf Ihrem Server.
Für SMS brauchen Sie ein Konto bei Twilio oder Clickatell, und es kann nur ein Anbieter aktiv sein. Automatische SMS-Erinnerungen gehen nicht für Belege hinaus, die vor mehr als 45 Tagen erstellt wurden.
Die Willkommens-Mail für neue Mitarbeiter enthält standardmäßig deren Passwort. Wenn Sie das nicht wollen, ändern Sie die Vorlage oder schalten Sie sie ab.
Bestätigungsmails an Personen, die ein Lead-Formular ausfüllen oder eine Angebotsanfrage senden, sind standardmäßig abgeschaltet.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Wie versendet Zircon CRM Mails über Microsoft 365 oder Gmail?
Per OAuth 2.0: Sie tragen in den Einstellungen die Daten einer App ein, die im Microsoft-Azure-Portal oder in der Google API Console registriert ist, und authentifizieren sich. Bei Microsoft 365 speichert Zircon CRM kein Postfach-Passwort. Klassisches SMTP mit SSL- oder TLS-Verschlüsselung ist ebenfalls möglich.
- 02
Können ungarische und deutsche Kunden unterschiedliche Texte bekommen?
Ja. In Zircon CRM hat jede E-Mail-Vorlage je Sprache eigenen Betreff und Text, und das System wählt nach der Standardsprache des Kunden. Ist eine Sprachfassung leer, geht die Standardsprache hinaus, im letzten Schritt Englisch.
- 03
Kann ich eine automatische Mail in Zircon CRM abschalten?
Ja, je Vorlage oder für eine ganze Gruppe. Eine abgeschaltete Vorlage erscheint durchgestrichen in der Liste und wird nicht versendet. Ausnahme ist der Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung, der immer hinausgehen muss.
- 04
Wo sehe ich in Zircon CRM, dass eine Nachricht wirklich verschickt wurde?
Im Aktivitätsprotokoll: Jeder erfolgreiche Versand steht dort mit Empfänger und Vorlagenname, auch übersprungene Mails werden protokolliert. Der Reiter der E-Mail-Warteschlange zeigt den Status wartender Mails.
- 05
Welche SMS kann Zircon CRM an Kunden senden?
Zu fälligen und überfälligen Rechnungen, erfassten Zahlungen, ablaufenden Kostenvoranschlägen und Angeboten sowie zu Vertragsablauf und Unterschrift. Jeder SMS-Text ist bearbeitbar, eine leere SMS wird nicht verschickt. Für Kurzlinks lässt sich ein Bitly-Token hinterlegen.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie eine Nachricht mit, die Sie heute von Hand an Kunden schreiben, etwa eine Zahlungserinnerung. In der Demo machen wir daraus eine Vorlage mit Platzhaltern und zeigen Ihnen auch die ungarische und englische Fassung.
- hello@zircon.hu
- Telefon
- +36 30 487 7979
- Erreichbar
- Werktags 9–17 Uhr
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- support@zircon.hu (für Bestandskunden)