Zircon CRM / Vertrieb & CRM
Läuft im Browser · DE / EN / HUVertragsmanagement, bei dem kein Vertragsende überrascht
In Zircon CRM liegen alle Kundenverträge an einem Ort: Sie entstehen aus Vorlagen, der Kunde unterschreibt online, und nach der Unterschrift ist der Text gesperrt. Das System erinnert, bis die Unterschrift da ist, und meldet sich vor dem Vertragsende bei Ihrem Team und beim Kunden. Jede Verlängerung landet mit neuen Daten und neuem Wert in der Historie.
Online-Unterschrift des KundenErinnerung an Unterschrift, EndeVerlängerung mit Historie
Kurz gesagt
Wie sieht Vertragsmanagement in Zircon CRM aus?
Vertragsmanagement heißt, Kundenverträge vom Entwurf über die Unterschrift bis zum Ablauf und zur Verlängerung im Griff zu behalten. In Zircon CRM entsteht ein Vertrag aus einer Vorlage, Platzhalter füllen die Kundendaten ein, der Kunde unterschreibt online, und das System erinnert an Unterschrift und Vertragsende. Für Account Manager, Verwaltung und Geschäftsführung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Unterschrieben, abgelegt, vergessen.
Wenn zwei dieser Punkte zutreffen, läuft Ihr Vertragsmanagement noch über Postfächer und Ordner.
- 01
Wochenlang warten auf die Unterschrift
Der Vertrag ist raus, der Kunde wollte ihn prüfen. Drei Wochen später zeigt sich, dass er bei dessen Rechtsabteilung liegt und niemand nachgefragt hat.
- 02
Der Kunde bemerkt das Vertragsende zuerst
Der Wartungsvertrag ist am 31. Dezember ausgelaufen. Im Januar meldet der Kunde, dass es aus seiner Sicht keine gültige Vereinbarung mehr gibt, und will neu verhandeln.
- 03
Jeder Vertrag ist die Kopie einer alten Datei
Jeder neue Vertrag entsteht aus der letzten Word-Datei, jedes Mal mit anderen Änderungen. Niemand weiß sicher, in welcher Fassung die zuletzt vereinbarte Haftungsklausel steht.
- 04
Nach der Unterschrift geänderte Daten
Der Kunde zieht um, und das PDF, das aus dem alten Vertrag neu erzeugt wird, zeigt plötzlich die neue Adresse. Was bei der Unterschrift im Dokument stand, ist schwer zu belegen.
Was es kann
Von der ersten Zeile bis zur Verlängerung an einem Ort.
Jeder Vertrag gehört zu einem Kunden und bei Bedarf zu einem Projekt, mit Typ, Wert, Beginn und Ende.
Vorlagen und Platzhalter
Den Vertragstext schreiben Sie in einem Editor mit Formatierung, Tabellen, Bildern und Seitenumbrüchen. Sie fügen eine Vorlage aus Ihrer Bibliothek ein, und Platzhalter füllen Firmenname, Adresse und Umsatzsteuer-ID des Kunden sowie Daten und Wert des Vertrags.
Online-Unterschrift
Der Kunde liest den Vertrag über seinen eigenen Link. Zum Unterschreiben gibt er Namen und E-Mail-Adresse ein, liest Ihren rechtlichen Hinweis und unterschreibt auf dem Bildschirm. Name des Unterzeichners, Zeitpunkt und IP-Adresse erscheinen auf der Vertragsseite und im PDF.
Gesperrter Text nach der Unterschrift
Mit der Unterschrift werden die Platzhalterwerte fest in den Text übernommen. Inhalt, Kunde, Wert, Daten und Projekt sind gesperrt und lassen sich erst ändern, wenn die Unterschrift gelöscht wird; dafür braucht es das Löschrecht.
Auf Papier unterschriebene Verträge
Einen auf Papier unterschriebenen Vertrag markieren Sie als unterschrieben. Zircon CRM sperrt ihn genauso, und in der Liste ist erkennbar, dass er von Hand markiert wurde.
Diskussion auf der Vertragsseite
Der Kunde stellt Fragen direkt auf der Vertragsseite, der Ersteller wird in der App, per E-Mail und mit SMS-Anbieter auch per SMS benachrichtigt. Die Antwort bleibt im selben Verlauf statt in einer separaten E-Mail-Kette.
Verlängerung mit Historie
Bei der Verlängerung setzen Sie neuen Beginn, neues Ende und Wert; das vorgeschlagene Ende ergibt die gleiche Laufzeit. Bei einem unterschriebenen Vertrag entscheiden Sie, ob die Unterschrift bleibt oder der Kunde neu unterschreibt. Jede Verlängerung steht in der Historie: wer, wann, mit welchen Daten und welchem Wert.
Übersicht nach Typ
Die Übersichtsseite zeigt aktive, abgelaufene, bald ablaufende und kürzlich angelegte Verträge. Zwei Diagramme zeigen Anzahl und Wert der Verträge je Typ.
So funktioniert es
Der Weg eines Wartungsvertrags.
- 01
Vertrag aus dem Kundenprofil
Im Kundenprofil legen Sie einen neuen Vertrag mit Typ, Wert, Beginn und Ende an. In den Inhalt fügen Sie Ihre Wartungsvorlage ein, die Felder füllen sich.
- 02
Versand mit Anlage
Sie hängen die Anlage zum Service-Level an und senden den Vertrag mit PDF an die beiden Entscheider. Zircon CRM merkt sich, wer ihn bekommen hat.
- 03
Erinnerung bis zur Unterschrift
Fehlt nach einer Woche die Unterschrift, geht eine Erinnerung an dieselben Empfänger, danach im eingestellten Abstand erneut, bis jemand unterschreibt.
- 04
Unterschrieben und gesperrt
Die Geschäftsführerin des Kunden unterschreibt, der Ersteller wird benachrichtigt, der Vertrag ist gesperrt. Das unterschriebene PDF steht beiden Seiten zur Verfügung.
- 05
Verlängert vor dem Ablauf
Eine festgelegte Zahl von Tagen vor dem Ende erhalten Ersteller, Administratoren und die Kontakte des Kunden eine Erinnerung. Sie verlängern den Vertrag um ein Jahr und schicken ihn erneut zur Unterschrift.
Kontrolle
Wer Verträge sieht und wer benachrichtigt wird.
Eigene oder alle Verträge
Ohne globale Leseberechtigung sehen Mitarbeiter die Verträge, die sie selbst angelegt haben. Standardmäßig nutzen sie ihre eigenen Vorlagen; für die gesamte Vorlagenbibliothek gibt es eine eigene Berechtigung.
Vor dem Kunden verborgen
Einen internen Vertrag können Sie vor dem Kunden verbergen: Er erscheint nicht im Kundenportal, und der Kunde bekommt keine Erinnerungen dazu. Ein Vertrag im Papierkorb verschwindet aus Liste und Diagrammen, ohne gelöscht zu werden.
Öffnen nur nach Anmeldung
Sie können festlegen, dass nur angemeldete Kontakte des Kunden einen Vertrag öffnen dürfen.
Arbeitet zusammen mit
Wo Verträge auf die anderen Module treffen.
- KundenverwaltungDas Kundenprofil zeigt Verträge auf einem eigenen Reiter, die E-Mail-Einstellung je Kontakt bestimmt, wer Vertrags-E-Mails erhält.
- ProjektmanagementEin Vertrag lässt sich mit einem Projekt verknüpfen und erscheint auch auf der Projektseite.
- KundenportalBerechtigte Kontakte sehen ihre Verträge in einer Liste, mit Diagramm nach Typ und Unterschriftsstatus.
- Kalender und TermineVertragsenden erscheinen in eigener Farbe im Kalender der Mitarbeiter.
- DashboardDas Widget für bald ablaufende Verträge zeigt die Verträge, die in den nächsten sieben Tagen enden.
- Automatisierung und geplante AufgabenDer Cron-Job auf dem Server verschickt die Unterschrifts- und Ablauferinnerungen.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Erinnerungen brauchen den Cron-Job auf dem Server, SMS ein Konto bei Twilio oder Clickatell.
Die Online-Unterschrift hält den eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, die gezeichnete Unterschrift, Zeitpunkt und IP-Adresse fest. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet Zircon CRM nicht; wo ein Vertrag eine braucht, unterschreiben Sie ihn anderswo.
Die Ablauferinnerung geht einmal pro Vertragslaufzeit raus. Ein geändertes Enddatum oder eine Verlängerung aktiviert sie neu.
Der Vertragswert wird in Ihrer Basiswährung erfasst, auch die Diagramme nach Typ rechnen damit.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Wie unterschreibt ein Kunde einen Vertrag in Zircon CRM?
Er öffnet den Vertrag über den zugeschickten Link und klickt auf Unterschreiben. Er gibt Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adresse ein, liest Ihren rechtlichen Hinweis und zeichnet seine Unterschrift auf dem Bildschirm. Zircon CRM speichert die Angaben, den Zeitpunkt und die IP-Adresse und benachrichtigt den Ersteller.
- 02
Was passiert, wenn ein unterschriebener Vertrag geändert werden muss?
Inhalt und wichtige Daten eines unterschriebenen Vertrags sind gesperrt. Für eine Änderung in Zircon CRM löscht jemand mit Löschrecht die Unterschrift, die Platzhalter werden wieder aktiv, und Sie schicken den Vertrag erneut zur Unterschrift.
- 03
Erinnert Zircon CRM Kunden, die noch nicht unterschrieben haben?
Ja. Für einen versendeten, noch nicht unterschriebenen Vertrag geht im eingestellten Abstand eine automatische Erinnerung an die ursprünglichen Empfänger, bis er unterschrieben ist, abläuft oder Sie ihn vor dem Kunden verbergen. Mit dem Abstand null schalten Sie die Erinnerungen ab.
- 04
Lassen sich auf Papier unterschriebene Verträge ebenfalls verwalten?
Ja. In Zircon CRM markieren Sie den Vertrag als unterschrieben, das System sperrt den Inhalt, und die Ablauferinnerung funktioniert wie gewohnt. Die eingescannte Fassung hängen Sie als Datei an.
- 05
Ist die Online-Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Die Unterschrift in Zircon CRM hält fest, wer wann mit welcher E-Mail-Adresse und von welcher IP-Adresse unterschrieben hat, und die gezeichnete Unterschrift erscheint im PDF. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht; wo eine nötig ist, nutzen Sie eine andere Lösung.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie den Text eines Vertrags mit, den Sie oft verwenden, etwa Ihren Wartungsvertrag. In der Demo machen wir daraus eine Vorlage in Zircon CRM und zeigen, wie der Kunde unterschreibt und wann die erste Erinnerung rausgeht.
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