Zircon CRM / Vertrieb & CRM
Läuft im Browser · DE / EN / HUKostenvoranschläge, die nach dem Ja weiterarbeiten
Mit Zircon CRM können Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, den Ihr Kunde über einen eigenen Link öffnet und dort annimmt oder ablehnt, auf Wunsch mit Unterschrift. Sie sehen, wann er ihn angesehen hat, und das System erinnert ihn vor dem Ablauf. Aus dem angenommenen Kostenvoranschlag wird eine Rechnung oder ein Projekt, ohne erneutes Abtippen.
Online-Annahme mit UnterschriftGeplanter Versand, AblaufdatumDanach Rechnung oder Projekt
Kurz gesagt
Wie funktionieren Kostenvoranschläge in Zircon CRM?
Ein Kostenvoranschlag ist ein Angebot mit einzelnen Positionen und Preisen für einen bestehenden Kunden, das nach der Annahme abgerechnet wird. Einen Kostenvoranschlag erstellen Sie in Zircon CRM im Kundenprofil, in einem Projekt oder in der Liste; Adresse und Währung werden übernommen. Der Kunde nimmt online an oder lehnt ab, danach wird daraus eine Rechnung oder ein Projekt. Für Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Kostenvoranschlag ist raus. Dann Funkstille.
Wenn zwei dieser Punkte zutreffen, hängt die Nachverfolgung bei Ihnen noch an Handarbeit.
- 01
Sie wissen nicht, ob er geöffnet wurde
Am Montag rufen Sie wegen des Kostenvoranschlags vom Freitag an. Es stellt sich heraus, dass der Kunde den Anhang noch gar nicht geöffnet hat.
- 02
Ein Ja zu einem längst abgelaufenen Angebot
Der Kunde nimmt nach drei Monaten ein Angebot an, dessen Gültigkeit längst vorbei ist. Ihre Preise haben sich seitdem geändert, und ein Rückzieher ist unangenehm.
- 03
Nach dem Ja alles noch einmal
Die Positionen des angenommenen Kostenvoranschlags tippen Sie einzeln in die Rechnung. Die Projektaufgaben legen Sie an einer dritten Stelle aus denselben Zeilen an.
- 04
Niemand weiß, was noch offen ist
Die Geschäftsführung fragt, wie viel Angebotsvolumen gerade auf eine Entscheidung wartet. Die Antwort muss aus drei Vertriebspostfächern zusammengesucht werden.
Was es kann
Der Kostenvoranschlag bleibt auch nach dem Versand im Blick.
Sie verwalten Kostenvoranschläge als Liste oder auf einem Kanban-Board, jeder im Rahmen seiner Berechtigungen.
Positionen aus dem Katalog
Positionen wählen Sie aus dem Artikelkatalog oder tippen sie frei ein, mit Menge, Einheit, Einzelpreis und einer oder mehreren Steuern. Rabatte geben Sie vor oder nach Steuern an, prozentual oder als festen Betrag.
Geplanter Versand
Nach dem Speichern legen Sie fest, wann die E-Mail mit dem PDF rausgeht, standardmäßig am nächsten Morgen um 8 Uhr. Nach dem Versand steht der Kostenvoranschlag auf Gesendet, und die Empfänger landen im Aktivitätsprotokoll.
Online-Annahme und Unterschrift
Der Kunde sieht den Kostenvoranschlag auf einer eigenen Seite in Ihrem Design und nimmt ihn dort an oder lehnt ihn ab. Wenn Sie es einschalten, gibt er bei der Annahme Namen und E-Mail-Adresse an und unterschreibt auf dem Bildschirm; danach zeigt der Kostenvoranschlag, wer ihn wann und von welcher IP-Adresse angenommen hat. Einen abgelehnten Kostenvoranschlag kann er bis zum Ablauf noch annehmen.
Ansichts- und E-Mail-Tracking
Sie sehen, wann und von welcher IP-Adresse der Kunde den Kostenvoranschlag geöffnet hat und ob er die E-Mail dazu geöffnet hat. Vertriebsmitarbeiter und Ersteller werden benachrichtigt, wenn der Kunde ansieht, annimmt oder ablehnt.
Ablauf und Erinnerung
Das Ablaufdatum ergibt sich aus der eingestellten Gültigkeitsdauer. Vorher schickt das System den Kontakten eine Erinnerung mit PDF, mit SMS-Anbieter auch per SMS; ein abgelaufener Kostenvoranschlag erhält den Status Abgelaufen.
Pipeline und Finanzstatistik
Die Kanban-Ansicht zeigt Kostenvoranschläge nach Status, und Sie ziehen sie per Drag-and-drop weiter. Die Finanzstatistik zeigt den Gesamtwert je Status, gefiltert nach Jahr und Währung.
Aktivitätsprotokoll
Jede Änderung an Positionen, Preisen und Mengen, jeder Statuswechsel, jeder Versand und jede Kundenaktion steht im Aktivitätsprotokoll des Kostenvoranschlags. Administratoren können einzelne Einträge löschen.
So funktioniert es
Von der ersten Position bis zum laufenden Projekt.
- 01
Kostenvoranschlag erstellen im Kundenprofil
Im Kundenprofil legen Sie einen neuen Kostenvoranschlag an: Rechnungsadresse, Währung und Nummer werden ausgefüllt. Sie fügen die Positionen hinzu und tragen die Bestellnummer des Kunden als Referenz ein.
- 02
Jetzt senden oder später
Sie senden ihn sofort oder planen den Versand für den nächsten Morgen. Das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer ihn erhalten hat.
- 03
Der Kunde entscheidet
Der Kunde öffnet den Link, nimmt an und unterschreibt. Der Vertriebsmitarbeiter wird benachrichtigt, die Kontakte des Kunden erhalten eine Dankes-E-Mail.
- 04
Rechnung und Projekt
Sie wandeln den Kostenvoranschlag in einem Schritt in eine Rechnung um, oder Zircon CRM erstellt die Rechnung bei Annahme automatisch und schickt sie dem Kunden. Bei der Umwandlung in ein Projekt haken Sie an, welche Zeilen Aufgaben werden und wer sie verantwortet.
Kontrolle
Wer einen Kostenvoranschlag sieht und ändern darf.
Eigene oder alle Kostenvoranschläge
Ohne globale Leseberechtigung sehen Mitarbeiter ihre eigenen Kostenvoranschläge, per Einstellung auch die, bei denen sie als Vertriebsmitarbeiter eingetragen sind. Für die Umwandlung in eine Rechnung braucht es das Recht, Rechnungen anzulegen, für ein Projekt das Recht, Projekte anzulegen.
Gesperrt nach der Abrechnung
Ein abgerechneter Kostenvoranschlag lässt sich nicht löschen und auf dem Board nicht in einen anderen Status ziehen. Die Annahmedaten des Kunden kann nur ein Administrator löschen.
Öffnen nur nach Anmeldung
Sie können festlegen, dass nur angemeldete Kontakte des Kunden einen Kostenvoranschlag öffnen dürfen und Entwürfe im Kundenportal verborgen bleiben.
Arbeitet zusammen mit
Woher ein Kostenvoranschlag kommt und wohin er weitergeht.
- AngebotsanfragenAus einer eingehenden Anfrage wird ein Kostenvoranschlag, die Anfrage gilt dann als erledigt.
- AngeboteEin längeres, inhaltsreiches Angebot lässt sich in einen Kostenvoranschlag umwandeln.
- KundenverwaltungDas Kundenprofil zeigt alle Kostenvoranschläge auf einem eigenen Reiter, die E-Mail-Einstellung je Kontakt bestimmt, wer sie erhält.
- RechnungenAus dem angenommenen Kostenvoranschlag wird von Hand oder automatisch bei Annahme eine Rechnung, mit Kunde, Adressen und Steuern.
- ProjektmanagementBei der Umwandlung in ein Projekt werden die gewählten Zeilen zu abrechenbaren Aufgaben mit Verantwortlichen.
- Artikel, Steuern, WährungenKatalogartikel, Steuersätze und Preise je Währung füllen die Positionen.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Kostenvoranschläge gehen an bestehende Kunden. Ein Lead, der noch kein Kunde ist, bekommt stattdessen ein Angebot.
Für Unternehmen in Ungarn: Die bei Annahme erstellte Rechnung ist eine Rechnung von Zircon CRM, sie wird nicht an die ungarische Steuerbehörde (NAV) gemeldet. Die offizielle Rechnung stellt die Számlázz.hu-Integration aus, automatisch erstellte Rechnungen aber nicht von selbst: Stellen Sie sie von Hand aus oder setzen Sie das Häkchen für den Upload. Die E-Mail an den Kunden enthält das PDF von Zircon CRM mit der internen Nummer.
Enthält ein Kostenvoranschlag einen Rabatt oder eine Korrektur, stellt die Számlázz.hu-Integration die daraus erstellte Rechnung nicht aus. Legen Sie den Rabatt dann als eigene Zeile an.
Geplanter Versand, Ablauferinnerungen und automatischer Ablauf brauchen den Cron-Job auf dem Server, SMS ein Konto bei Twilio oder Clickatell.
Die Unterschrift hält den eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, die gezeichnete Unterschrift, Zeitpunkt und IP-Adresse fest. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet Zircon CRM nicht.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Wann schicke ich einen Kostenvoranschlag und wann ein Angebot?
Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument mit Positionen und Preisen für einen bestehenden Kunden, für das tägliche Anbieten. Ein Angebot ist ein längeres, frei gestaltetes Verkaufsdokument, das auch an einen Lead gehen kann. In Zircon CRM lässt sich ein Angebot später in einen Kostenvoranschlag umwandeln.
- 02
Kann aus einem angenommenen Kostenvoranschlag automatisch eine Rechnung werden?
Ja, wenn Sie es einschalten: Nach der Annahme erstellt Zircon CRM die Rechnung, schickt sie per E-Mail und leitet den Kunden auf die Rechnungsseite, wo er online zahlen kann, sofern ein Zahlungsanbieter eingerichtet ist. Für Unternehmen in Ungarn ist das eine Rechnung von Zircon CRM; die offizielle stellen Sie separat über die Számlázz.hu-Integration aus.
- 03
Wie wird aus einem Kostenvoranschlag in Zircon CRM ein Projekt?
Die Umwandlung in ein Projekt legt ein neues Projekt für den Kunden an. Sie wählen, welche Zeilen zu Aufgaben werden, und ordnen jeder einen Verantwortlichen zu; bei stundenbasierten Projekten wird der Zeilenpreis zum Stundensatz der Aufgabe. Die Verantwortlichen werden Projektmitglieder.
- 04
Erinnert Zircon CRM den Kunden vor dem Ablauf?
Ja. Der Cron-Job auf dem Server schickt den Kontakten eine festgelegte Zahl von Tagen vor dem Ablauf eine Erinnerung mit PDF, mit SMS-Anbieter auch eine SMS. Eine Erinnerung können Sie jederzeit auch von Hand senden.
- 05
Sehe ich, ob der Kunde den Kostenvoranschlag geöffnet hat?
Ja. Zircon CRM erfasst jeden Aufruf mit Datum und IP-Adresse und benachrichtigt den Vertriebsmitarbeiter; wiederholte Aufrufe innerhalb einer Stunde zählen einmal. Außerdem sehen Sie, ob die E-Mail mit dem Kostenvoranschlag geöffnet wurde.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie einen Kostenvoranschlag mit, den Sie kürzlich verschickt haben, gern als PDF. In der Demo bauen wir ihn in Zircon CRM nach und zeigen, was der Kunde sieht und was nach der Annahme passiert.
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- Werktags 9–17 Uhr
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