Zircon CRM / Administration
Läuft im Browser · DE / EN / HUDatenimport mit Probelauf, Export jederzeit
Kunden, Leads, Artikel und Ausgaben bringen Sie per CSV-Datei in Zircon CRM, und der Probeimport zeigt vor dem Speichern, was übernommen wird. Hinaus geht jede Liste als Excel, CSV oder PDF. Rechnungen und andere Belege bekommt Ihre Steuerberatung als ein ZIP, gefiltert nach Zeitraum.
Probeimport ohne SpeichernExport als Excel, CSV, PDFBelege als ZIP, nach Jahren
Kurz gesagt
Was leisten Datenimport und -export in Zircon CRM?
Datenimport heißt, vorhandene Datensätze gesammelt in ein neues System zu laden, meist aus einer Tabelle. In Zircon CRM kommen Kunden, Kontakte, Leads, Artikel und Ausgaben aus CSV-Dateien, mit Beispieldatei und Probelauf. Hinaus lässt sich jede Liste exportieren, dazu kommen vollständige CSV-Exporte und ZIP-Archive Ihrer Belege. Gemacht für Administration, Büroleitung und Buchhaltung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Systemwechsel beginnt mit einer Tabelle, und dort hakt es meistens.
Drei Situationen, in denen Datenimport und Export noch Handarbeit sind.
- 01
Ein verunglückter Import
Die Spalten sind verrutscht, die Telefonnummern stehen im Feld für den Firmennamen. Jetzt korrigieren oder löschen Sie die fehlerhaften Datensätze einzeln.
- 02
Doppelte Kunden
Derselbe Kontakt steht zweimal in der Tabelle, dieselbe Firma mehrmals. Nach dem Import ist jeder ein eigener Kunde.
- 03
Die Steuerberatung will das ganze Jahr als PDF
Zum Jahresende öffnen, laden und benennen Sie jede Rechnung einzeln, bevor Sie sie weiterschicken.
Was es kann
Das können Datenimport und -export in Zircon CRM.
Hinein vier Importfunktionen, hinaus jede Liste und jeder Beleg.
Vier Importfunktionen mit Beispieldatei
Sie importieren Kunden mit Kontakten, Leads, Artikel und Ausgaben, jeweils aus der eigenen Liste gestartet. Die Beispieldatei hat die richtige Kopfzeile, die Seite nennt alle Spalten, und auch eigene Felder lassen sich importieren.
Probeimport ohne Speichern
Der Probeimport verarbeitet die ganze Datei und zeigt die ersten 100 Zeilen so, wie sie übernommen würden, ohne etwas zu speichern. Passt alles, importieren Sie dieselbe Datei richtig.
Dubletten beim Import
Zeilen, deren E-Mail-Adresse schon zu einem Kontakt gehört, werden übersprungen. Entspricht der Firmenname genau einem vorhandenen Kunden, wird die Zeile dort als neuer Kontakt angelegt. Bei Leads gelten Ihre Dublettenregeln für Leads.
Export aus jeder Liste
Jede Liste im Adminbereich lässt sich als Excel, CSV, PDF oder Druckansicht exportieren, mit Ihrer aktuellen Suche, Ihren Filtern und Ihrer Sortierung. Markieren Sie Zeilen, landen nur diese in der Datei.
Vollständiger CSV-Export je Zeitraum
Administratoren laden Kunden, Kontakte, Leads, Ausgaben oder Zahlungen als CSV, gefiltert nach Zeitraum, mit lesbaren Gruppen-, Status- und Ländernamen. Passwörter und Sicherheitsfelder sind nie enthalten.
Belege in einem ZIP
Rechnungen, Kostenvoranschläge, Angebote, Gutschriften, Zahlungen oder Ausgaben packen Sie nach Datum und Status in ein ZIP, mit einem Ordner je Jahr. Auf jedes PDF können Sie ein Wort drucken lassen, etwa „Kopie“. Wer nicht alles sehen darf, bekommt nur die Belege, die er sehen darf.
Eigene Daten nach DSGVO
Wenn Sie es freigeben, laden Kontakte ihre personenbezogenen Daten im Kundenportal herunter, Leads auf ihrer eigenen Datenseite, als ZIP mit JSON-Dateien. Auf Anfrage erstellen Administratoren dasselbe Paket.
So funktioniert es
So übernehmen Sie Ihre Kundenliste.
- 01
Sie laden die Beispieldatei
Auf der Importseite für Kunden laden Sie die Vorlage, in der jede Spalte am richtigen Platz steht.
- 02
Sie fügen Ihre Daten ein
Firmendaten, Kontakte, Adressen und eigene Felder kommen in die Spalten der Vorlage, gespeichert als CSV in UTF-8.
- 03
Sie stellen ein und testen
Sie wählen die Kundengruppe für die neuen Datensätze und starten den Probeimport.
- 04
Sie importieren richtig
Sieht die Vorschau gut aus, importieren Sie. Das System meldet, wie viele Datensätze übernommen wurden, und überspringt doppelte E-Mail-Adressen.
Arbeitet zusammen mit
Wo importierte Daten ankommen.
- Kundenverwaltungimportierte Kunden entstehen mit Gruppe, Kontakten und den Standardrechten fürs Kundenportal.
- Lead-ManagementLeads kommen mit Status, Quelle und Verantwortlichem in die Pipeline, nach Ihren Dublettenregeln.
- Artikel, Steuern, WährungenProdukte und Leistungen kommen mit Preisen in jeder Währung, mit Steuern und Gruppe.
- AusgabenAusgaben lassen sich mit Kategorie, Steuer und Kunde importieren und als CSV exportieren.
- DSGVO und Datenschutzhier legen Sie fest, was das Datenpaket für Kontakte und Leads enthält.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Die Importfunktionen nehmen CSV an: UTF-8, Komma als Trennzeichen, Datum als Jahr-Monat-Tag. Excel-Dateien speichern Sie vorher als CSV.
Per CSV kommen Kunden, Leads, Artikel und Ausgaben herein. Rechnungen und Projekte lassen sich so nicht importieren; in Számlázz.hu ausgestellte Rechnungen kommen über die Számlázz.hu-Integration.
Bei sehr großen Dateien empfiehlt das System, sie aufzuteilen.
Der vollständige CSV-Export ist Administratoren vorbehalten. Wer den Export-Button in Listen sieht, legen Sie per Einstellung fest: alle, nur Administratoren oder niemand.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Welche Daten kann ich per CSV in Zircon CRM importieren?
Kunden mit ihren Kontakten, Leads, Produkte und Leistungen (Artikel) sowie Ausgaben. Zircon CRM liefert für jede Art eine Beispieldatei, und Ihre eigenen Felder lassen sich als zusätzliche Spalten importieren.
- 02
Was passiert beim Import mit bereits vorhandenen Kunden?
Zircon CRM überspringt Zeilen, deren E-Mail-Adresse schon zu einem Kontakt gehört. Entspricht der Firmenname genau einem vorhandenen Kunden, wird die Zeile als neuer Kontakt ergänzt, und es entsteht keine zweite Firma. Importierte Kontakte erhalten keine Willkommensmail.
- 03
Wie gebe ich die Rechnungen eines Jahres aus Zircon CRM an die Steuerberatung?
Im PDF-Massenexport wählen Sie Rechnungen, den Zeitraum und bei Bedarf den Status. Zircon CRM erstellt ein ZIP mit einem Ordner je Jahr, und für denselben Zeitraum laden Sie den CSV-Export der Zahlungen dazu.
- 04
Bekomme ich meine Daten aus Zircon CRM heraus, wenn ich später wechsle?
Ja. Jede Liste lässt sich exportieren, Administratoren laden vollständige CSV-Dateien zu Kunden, Kontakten, Leads, Ausgaben und Zahlungen, und Belege kommen als PDF, in ZIP-Dateien gepackt. Die REST-API liefert Daten außerdem als JSON, CSV oder XML.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie ein paar Zeilen aus Ihrer aktuellen Kundenliste oder Ihrem Artikelkatalog mit, gern mit erfundenen Daten. In der Demo lassen wir den Probeimport darüber laufen und sehen gemeinsam, was übernommen würde und was nicht.
- hello@zircon.hu
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