Zircon CRM / Finanzen & Rechnungen
Läuft im Browser · DE / EN / HUAusgabenverwaltung, bei der weiterberechenbare Kosten nicht verloren gehen
In Zircon CRM wird jede Ausgabe ein eigener Datensatz mit Kategorie, Datum, Steuer und eingescanntem Beleg, auf Wunsch verknüpft mit Kunde und Projekt. Bei Kosten, die Sie an einen Kunden weitergeben, sehen Sie jederzeit, ob sie schon abgerechnet und bezahlt sind. Monatliche Gebühren erfassen Sie einmal, das System legt sie nach Plan neu an.
Beleg an jeder AusgabeAbrechnungsstatus bis bezahltWiederkehrende Kosten geplant
Kurz gesagt
Wofür ist die Ausgabenverwaltung in Zircon CRM gedacht?
Ausgabenverwaltung heißt: Ausgaben eines Unternehmens mit Beleg, Kategorie und Steuer erfassen, damit sichtbar wird, wohin das Geld fließt. In Zircon CRM lässt sich jede Ausgabe einem Kunden und Projekt zuordnen, weiterberechenbare Ausgaben werden bis zur Zahlung verfolgt, und aus einer Ausgabe wird eine Rechnungsposition. Gedacht für Buchhaltung, Projektleitung und Kundenbetreuung in Dienstleistungsunternehmen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Geld ist ausgegeben. Beleg und Rechnung fehlen.
Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, liegen Ihre Kosten noch verstreut.
- 01
Die Stockfotos hat niemand weiterberechnet
Die Bilder für eine Kundenkampagne liefen über die Firmenkarte und fehlten auf der Monatsrechnung des Kunden. Ein Quartal später weiß niemand mehr, zu welchem Projekt sie gehörten.
- 02
Belege im Briefumschlag
Parkscheine und Tankquittungen sammeln sich bis zum Monatsende. Dann tippt jemand sie einzeln in eine Tabelle.
- 03
Der Projektgewinn ist geschätzt
Die Stunden sind erfasst, aber Subunternehmerhonorar und Lizenzen stehen in einer anderen Tabelle. Was das Projekt wirklich gekostet hat, kann niemand sagen.
- 04
Jeden Monat dieselbe Gebühr, jedes Mal von Hand
Hosting, Softwarelizenz und Büromiete sind jeden Monat gleich hoch. Trotzdem trägt sie jeden Monat jemand neu ein.
Was es kann
Das leistet die Ausgabenverwaltung in Zircon CRM.
Ein kurzes Formular: optionale Felder erscheinen erst, wenn Sie sie brauchen.
Beleg an jeder Ausgabe
Den Beleg ziehen Sie per Drag-and-drop auf das Ausgabenformular oder die Ausgabenansicht. Die Datei bleibt am Datensatz und lässt sich jederzeit herunterladen.
Von brutto zu netto
Sie wählen bis zu zwei Steuern aus Ihrer Steuerliste. Steht auf dem Beleg ein Bruttobetrag, zieht eine Option den Steueranteil ab, und der Nettobetrag wird gespeichert.
Weiterberechenbare Ausgaben mit Status
Sobald Sie einen Kunden wählen, lässt sich die Ausgabe als weiterberechenbar markieren. Die Liste zeigt, ob sie noch nicht abgerechnet, abgerechnet oder bezahlt ist, und die Summenleiste zeigt, wie viel noch auf eine Rechnung wartet.
Drei Wege auf die Rechnung
Sie wandeln die Ausgabe direkt in eine Rechnung um, auch als Entwurf. Oder Sie haken auf einer neuen Rechnung die offenen Kosten des Kunden an. Oder die Projektausgaben kommen bei der Projektabrechnung mit auf die Rechnung. Die Rechnungsposition übernimmt die Steuern der Ausgabe.
Wiederkehrende Ausgaben
Wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich oder in einem eigenen Intervall, für eine feste Zahl von Zyklen oder ohne Ende. Bei weiterberechenbaren Kosten kann in jedem Zyklus auch eine Rechnung entstehen und per E-Mail an den Kunden gehen.
Kosten je Projekt und je Kunde
Jedes Projekt und jedes Kundenprofil hat eine eigene Ausgabenliste mit Summen. Die Projektübersicht zeigt gesamte, weiterberechenbare, abgerechnete und offene Ausgaben nebeneinander.
So funktioniert es
Vom Beleg zur Rechnung in vier Schritten.
- 01
Im Projekt erfassen
Im Projekt des Kunden legen Sie eine neue Ausgabe an. Kunde und Projekt sind vorausgefüllt, die Markierung als weiterberechenbar ist gesetzt.
- 02
Beleg anhängen
Sie ziehen das PDF hinein und tragen Kategorie, Datum, Betrag und Steuer ein.
- 03
Die Ausgabe wartet auf die Abrechnung
Die Liste markiert sie rot als noch nicht abgerechnet, und die offenen Ausgaben des Projekts steigen.
- 04
Zum Monatsende wird sie Rechnungsposition
Die Buchhaltung wandelt die Ausgabe um oder hakt sie auf der Monatsrechnung an. Sobald der Kunde zahlt, steht die Ausgabe auf bezahlt.
Kontrolle
Abgerechnete Kosten bleiben, wie sie sind.
Eigene oder alle Ausgaben
Ohne globales Ansichtsrecht sieht eine Person nur die Ausgaben, die sie selbst erfasst hat: in der Liste, im Projekt und im Kundenprofil.
Geschützt nach der Abrechnung
Eine abgerechnete Ausgabe lässt sich nicht löschen, und ihre Markierung als weiterberechenbar ist gesperrt. Einen Beleg entfernen nur die Person, die ihn hochgeladen hat, oder ein Administrator.
Arbeitet zusammen mit
Wohin eine Ausgabe danach wandert.
- Rechnungenaus einer weiterberechenbaren Ausgabe wird eine Rechnungsposition, ihr Status folgt der Rechnung bis zur Zahlung.
- ProjektmanagementProjektkosten erscheinen in der Finanzübersicht des Projekts und auf der Projektrechnung.
- Kundenverwaltungein Ausgabenreiter in jedem Kundenprofil, weiterberechnete Kosten übernehmen die Währung des Kunden.
- BerichteAusgaben nach Kategorie und Monat sowie der monatliche Vergleich von Ausgaben und Einnahmen.
- Datenimport und -exportCSV-Import früherer Ausgaben und ein vollständiger Ausgabenexport für Ihr Steuerbüro.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Wiederkehrende Ausgaben und automatische Rechnungen brauchen den geplanten Job (Cron) auf dem Server. Neue Ausgaben entstehen einmal täglich zur eingestellten Stunde, standardmäßig um 9 Uhr.
Eine Rechnung aus einer Ausgabe ist die eigene Rechnung von Zircon CRM und wird nicht an die ungarische Steuerbehörde NAV gemeldet. Ungarische Unternehmen stellen die offizielle Rechnung über die Számlázz.hu-Integration aus; automatisch erzeugte Rechnungen aus wiederkehrenden Ausgaben gehen dort nicht von selbst hin.
Wenn Sie den automatischen E-Mail-Versand einschalten, erhält der Kunde die Rechnung von Zircon CRM mit der internen Nummer.
Der monatliche Vergleich von Ausgaben und Einnahmen rechnet in der Basiswährung und ist damit für Unternehmen mit einer Währung genau.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Sehen Kunden unsere Ausgaben und Belege in Zircon CRM?
Nein. Ausgaben, Belege und interne Notizen sehen nur Mitarbeitende. Kunden sehen eine weiterberechnete Ausgabe als Rechnungsposition und die Ausgabensummen eines Projekts im Kundenportal nur dann, wenn Sie das für dieses Projekt freigeben.
- 02
Wie berechne ich ein Subunternehmerhonorar mit Zircon CRM an den Kunden weiter?
Sie erfassen das Honorar im Projekt des Kunden als weiterberechenbare Ausgabe, mit der Rechnung des Subunternehmers als Beleg. Zum Monatsende wandeln Sie die Ausgabe in eine Rechnung um oder haken sie auf der Monatsrechnung an. Der Status bleibt bis zur Zahlung sichtbar.
- 03
Muss ich eine monatliche Softwarelizenz in Zircon CRM jeden Monat neu erfassen?
Nein. Sie erfassen sie einmal als wiederkehrende Ausgabe, legen Intervall und Zahl der Zyklen fest oder lassen sie ohne Ende laufen. Jede daraus entstandene Ausgabe ist unter der ursprünglichen aufgelistet.
- 04
Lassen sich frühere Ausgaben aus einer Tabelle übernehmen?
Ja, als CSV-Datei. Zircon CRM liefert eine Beispieldatei, Pflicht sind nur Kategorie, Betrag und Datum, Kategorien und Kunden werden auch am Namen erkannt. Ein Probeimport zeigt das Ergebnis, bevor etwas gespeichert wird.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie ein paar Belege und ein Kundenprojekt mit, bei dem Sie heute Kosten weiterberechnen. In der Demo zeigen wir Ihnen, wie daraus nachverfolgbare Positionen auf der Monatsrechnung des Projekts werden.
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