Zircon CRM / Administration
Läuft im Browser · DE / EN / HUDSGVO-konform arbeiten, von der Einwilligung bis zum Löschantrag
Zircon CRM hat einen eigenen DSGVO-Bereich, der festhält, wer wann wozu eingewilligt hat. Kontaktpersonen Ihrer Kunden und Leads beantragen Export oder Löschung ihrer Daten selbst, Sie bearbeiten die Anträge in einer Liste. AGB und Datenschutzerklärung pflegen Sie ebenfalls hier und veröffentlichen sie unter festen Adressen.
Einwilligung mit Datum und IPDatenexport als JSONLöschanträge in einer Liste
Kurz gesagt
Wie hilft Zircon CRM, DSGVO-konform zu arbeiten?
Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Sie gibt Betroffenen Rechte: Auskunft, Datenübertragbarkeit, Löschung und den Widerruf einer Einwilligung. Der DSGVO-Bereich von Zircon CRM bietet für Kontaktpersonen und Leads Einwilligungszwecke mit nachvollziehbarer Historie, Datenexport als JSON, eine Liste der Löschanträge und eine öffentliche Einwilligungsseite. Gedacht für Administratoren und Datenschutzbeauftragte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Einwilligung gibt es irgendwo. Den Nachweis nicht.
Wenn einer dieser Punkte zutrifft, laufen Datenschutzanfragen bei Ihnen noch von Hand.
- 01
Newsletter, aber wer wollte ihn?
Eine Kontaktperson beschwert sich über Ihren Newsletter. Sie wissen, dass sie auf der Liste steht, aber nicht, seit wann und wozu sie zugestimmt hat.
- 02
Auskunftsanfrage per E-Mail
Ein ehemaliger Kunde möchte wissen, welche Daten Sie über ihn speichern. Sie kopieren sie aus drei Systemen zusammen und sind am Ende nicht sicher, ob alles dabei ist.
- 03
Löschen oder Buchhaltung
Ein Kunde verlangt die Löschung, hat aber Rechnungen. Entweder bleibt der Antrag liegen, oder Belege für die Buchhaltung verschwinden.
- 04
Das Ja am Telefon geht verloren
Der Vertrieb fragt am Telefon, ob er Angebote schicken darf. Die Antwort steht danach nur in seinem Notizbuch.
Was es kann
Werkzeuge für DSGVO-konforme Abläufe.
Sie schalten die DSGVO-Funktionen mit einem Hauptschalter ein und wählen dann je Betroffenenrecht, was Sie nutzen.
Einwilligungszwecke
Sie legen fest, wofür Sie um Erlaubnis bitten, etwa für den Newsletter oder Veranstaltungseinladungen, mit kurzer Beschreibung. Sobald ein Zweck verwendet wurde, ist sein Name gesperrt. So beziehen sich erfasste Einwilligungen immer auf denselben Zweck.
Historie als Nachweis
Jedes Ja und Nein landet in der Historie mit Zweck, Datum, IP-Adresse und, wenn ein Mitarbeiter es erfasst hat, dessen Namen und einer Notiz. Eine telefonische Zustimmung erfassen Sie so mit einer Notiz wie „telefonisch zugestimmt“.
Öffentliche Einwilligungsseite
Jede Kontaktperson und jeder Lead erhält einen persönlichen, schwer zu erratenden Link, über den sie je Zweck zustimmen oder ablehnen. Die Seite erfasst jede Änderung mit Datum und IP-Adresse und wird von Suchmaschinen nicht indexiert. Den Link fügen Sie als Platzhalter in jede E-Mail-Vorlage ein.
Datenexport als JSON
Kontaktpersonen laden ihre Daten über die DSGVO-Seite im Portal herunter, Leads über ihre öffentliche Seite: eine ZIP-Datei mit lesbarem JSON-Dokument. Sie bestimmen den Inhalt, Passwörter nie. Beim Hauptkontakt können auch Rechnungen, Kostenvoranschläge, Projekte und Verträge des Unternehmens enthalten sein.
Löschanträge in einer Liste
Kontaktpersonen im Portal und Leads auf ihrer öffentlichen Seite beantragen die Löschung mit Begründung. Die Anträge landen in einer Liste mit den Status ausstehend, gelöscht oder abgelehnt, und alle aktiven Administratoren erhalten eine E-Mail.
Löschen, ohne die Buchhaltung zu verlieren
Mit aktivierter DSGVO lässt sich auch ein Kunde mit Rechnungen löschen. Sie entscheiden, ob Rechnungen, Gutschriften und Kostenvoranschläge mit gelöscht oder mit Firmennamen für die Buchhaltung aufbewahrt werden.
AGB und Datenschutzerklärung
Beide Texte bearbeiten Sie im System, sie erscheinen unter festen öffentlichen Adressen. Die Zustimmung können Sie bei der Kundenregistrierung, in Lead-Formularen, im Ticketformular und in Anfrageformularen verlangen.
Nach Einwilligung filtern
Kontakt- und Leadlisten haben eine Einwilligungsspalte und einen Filter. So erstellen Sie eine Liste aller, die einem bestimmten Zweck zugestimmt haben.
So funktioniert es
Vom Einschalten bis zum ersten Löschantrag.
- 01
DSGVO-Bereich einschalten
Den Informationsblock für die DSGVO-Seite im Portal schreiben und festlegen, ob Menü und Fußzeile des Portals darauf verlinken.
- 02
Rechtstexte veröffentlichen
AGB und Datenschutzerklärung ausfüllen und die Zustimmung auf den genutzten Formularen einschalten.
- 03
Einwilligungszwecke anlegen
Einwilligungen für Kontaktpersonen, Leads oder beide aktivieren und den Einwilligungslink in die E-Mail-Vorlagen einfügen.
- 04
Export und Löschung einstellen
Festlegen, was in einen Export gehört und was beim Löschen eines Kunden mit seinen Rechnungen geschieht.
- 05
Anträge bearbeiten
Nach der E-Mail den Antrag prüfen, Kontaktperson, Kunde oder Lead löschen oder bei berechtigtem Grund behalten und den Status setzen.
Arbeitet zusammen mit
Wo personenbezogene Daten vorbeikommen.
- Lead-Managementjeder Lead hat einen DSGVO-Reiter, und bei der Umwandlung kann seine Einwilligungshistorie zur neuen Kontaktperson wandern.
- KundenverwaltungKontaktlisten zeigen Einwilligungsspalte und Filter, das Löschen eines Kunden folgt Ihren DSGVO-Einstellungen.
- Kundenportalauf der DSGVO-Seite im Portal beantragen Kontaktpersonen Export oder Löschung und ändern ihre Einwilligungen.
- Lead-Formulare für die Websiteim Website-Formular können Sie die Zustimmung zu den AGB verpflichtend machen.
- E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungender Einwilligungslink kommt als Platzhalter in Ihre E-Mails, die Benachrichtigung über Löschanträge geht von hier aus.
- Sicherheit und AnmeldungZwei-Faktor-Anmeldung und Anmeldeprotokoll schützen den Zugang zu personenbezogenen Daten.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Zircon CRM liefert Werkzeuge, macht Sie aber nicht von selbst DSGVO-konform. Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfristen und den Wortlaut Ihrer Hinweise legt Ihr Unternehmen fest, am besten mit juristischer Beratung.
Ein Cookie-Banner bringt Zircon CRM nicht mit. Die Einwilligungsverwaltung bezieht sich auf Kontaktpersonen und Leads.
Ein Löschantrag löscht nichts automatisch: Ein Administrator prüft ihn, löscht die Daten und setzt den Status.
Wer einen Einwilligungszweck löscht, löscht auch alle Einwilligungseinträge dazu. DSGVO-Einstellungen, Antragsliste und Exporte im Namen anderer sind Administratoren vorbehalten.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Macht Zircon CRM mein Unternehmen DSGVO-konform?
Nicht allein. Zircon CRM erfasst Einwilligungen, bearbeitet Export- und Löschanträge und veröffentlicht Ihre Rechtstexte. Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfristen und Inhalt Ihrer Hinweise bleiben Entscheidungen Ihres Unternehmens.
- 02
Wie weise ich in Zircon CRM nach, dass jemand dem Newsletter zugestimmt hat?
Die Historie der Kontaktperson oder des Leads zeigt jedes Ja und Nein mit Zweck, Datum, IP-Adresse und, wenn ein Mitarbeiter es erfasst hat, dessen Namen. Hat die Person auf der öffentlichen Seite zugestimmt, bleibt auch der genaue Wortlaut erhalten.
- 03
Kann ein Lead ohne Portalkonto in Zircon CRM die Löschung beantragen?
Ja. Jeder Lead kann eine eigene öffentliche Seite erhalten, auf der er seine Daten ansieht und korrigiert, exportiert, seine Einwilligung ändert und die Löschung beantragt. Zircon CRM informiert dann Ihre Administratoren per E-Mail.
- 04
Was passiert mit Rechnungen, wenn ich in Zircon CRM einen Kunden auf DSGVO-Antrag lösche?
Das hängt von Ihren Einstellungen ab. Zircon CRM löscht Rechnungen, Gutschriften und Kostenvoranschläge entweder mit oder bewahrt sie auf: Dann sind sie vom gelöschten Kunden getrennt, tragen aber weiter den Firmennamen. Kontaktpersonen, Tickets, Notizen und Verträge werden entfernt.
- 05
In welchem Format gibt Zircon CRM die Daten einer Person heraus?
Als ZIP-Datei mit einem strukturierten, lesbaren JSON-Dokument, benannt nach der Person. Passwörter sind nie enthalten. Was genau hineinkommt, stellen Sie für Kontaktpersonen und Leads getrennt ein.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie Ihre aktuelle Datenschutzerklärung mit und zeigen Sie, wie man sich heute für Ihren Newsletter anmeldet. In der Demo machen wir daraus einen Einwilligungszweck mit öffentlicher Seite und spielen einen Löschantrag einmal komplett durch.
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