Zircon CRM / Pénzügy és számlázás
Böngészőben fut · HU / EN / DESzámlázás, amely a kifizetésig követi a számlát
A Zircon CRM-ben a számla nem ér véget a kiküldéssel: látod, megnyitották-e, a rendszer emlékeztet az esedékesség előtt, felszólít a lejárat után, és befizetéskor átállítja a státuszt. Az ismétlődő számlák, a projektórák és a továbbszámlázott költségek is itt futnak. A hivatalos, NAV-nak jelentett számlát a beépített Számlázz.hu-integráció állítja ki.
Ismétlődő és ütemezett számlákAutomatikus fizetési emlékeztetőHivatalos számla Számlázz.hu-val
Röviden
Mire jó a Zircon CRM számlázása?
A Zircon CRM a számla teljes útját kezeli: tételek, adók és pénznem, sorszámozás, kiküldés e-mailben, befizetések rögzítése, emlékeztetők az esedékesség előtt és után. Számla készülhet árajánlatból, projektórákból, költségből vagy ismétlődő ütemezéssel. Magyar cégeknél a hivatalos, NAV-nak jelentett számlát a Számlázz.hu-integráció állítja ki. Szolgáltató cégek pénzügyének és vezetőinek készült.
Ismerős?
A számla kiment, a pénz még nem jött meg.
Ha ezek közül kettő stimmel, a számlázás utáni követés nálatok még kézi munka.
- 01
Táblázatból derül ki, ki tartozik
Hónap végén valaki végigmegy a bankszámlakivonaton, és egy táblázatban pipálja ki a befolyt számlákat. Hogy mennyi a lejárt tartozás, arra csak ezután van válasz.
- 02
A felszólítás elmarad
Kínos rákérdezni, ezért a lejárt számláról senki nem ír az ügyfélnek. Hat hét múlva derül ki, hogy egyszerűen elfelejtette.
- 03
Ledolgozott órák, amelyek nem kerülnek számlára
A projekten rögzített munkaórák egy másik eszközben vannak. A számla összeállításakor kézzel adjátok össze őket, és mindig kimarad valami.
- 04
Ugyanaz a havi számla, újra és újra
Minden hónap elején valaki ugyanazt a havidíjas számlát készíti el, átírt dátummal. Ha egy hónapban elmarad, senki nem veszi észre.
Mit tud
Számla, követés és emlékeztető egy helyen.
A számlát a nulláról, árajánlatból, projektből vagy ismétlődő ütemezéssel készíted, a kezelése mindig ugyanaz.
Számla az ügyfél adataival
Az ügyfél kiválasztásakor betöltődik a számlázási és a szállítási cím, a pénzneme, valamint a még nem számlázott feladatai és költségei. A sorokban mennyiség, egység, egységár és akár több adó, a végén kedvezmény és korrekciós összeg.
Feladatok, órák és költségek a számlán
A számlázható feladatokat és költségeket listából veszed fel. Projektből háromféle elrendezésben készül számla: egy sorban, feladatonként vagy minden munkaidő-bejegyzés külön sorban. A számlázott feladat a számlasorhoz kötődik, és számlázottnak jelölődik.
Ismétlődő számlák
Bármely számla ismétlődővé tehető: 1–12 havonta vagy egyedi napi, heti, havi, éves ciklusban, adott számú alkalommal vagy határozatlan ideig. Rendszerszinten választod ki, hogy az új számla azonnal kimenjen, kifizetetlenként vagy piszkozatként várjon.
Ütemezett küldés és követés
A számlát azonnal vagy egy megadott időpontban küldöd e-mailben, PDF-fel, kérésre egyenlegkimutatással. Látod, megnyitotta-e az ügyfél a levelet, és mikor, melyik IP-címről nézte meg a számlát.
Emlékeztető és fizetési felszólítás
Az esedékesség előtt a beállított nappal emlékeztető megy, a lejárat után fizetési felszólítás, majd a beállított időközönként újra, amíg a számla nincs kifizetve. Egy-egy számlánál szüneteltetheted, például részletfizetési megállapodásnál.
Státusz a befizetések szerint
A Kifizetetlen, Részben kifizetett, Kifizetett és Lejárt státusz a befizetések és a jóváírások alapján frissül, a lejáratot a napi futás állítja be. A részben kifizetett, de lejárt számla továbbra is kap felszólítást.
Kintlévőség egy pillantásra
A számlalista fölött pénznemenként és évenként látod a kintlévő, a lejárt és a kifizetett összeget, státuszonként a számlák számát. A szűrőket elmentheted és megoszthatod a kollégákkal.
A számla az ügyfél szemével
Az ügyfél saját linken nyitja meg a számlát: látja a tételeket, a befizetéseket és a fennálló összeget, letölti a PDF-et, és ha engeded, online fizet. Minden befizetéshez fizetési visszaigazolás tölthető le PDF-ben.
Így működik
Egy számla a kiküldéstől a befizetésig.
- 01
Számla az ügyfélnek
Kiválasztod az ügyfelet, felveszed a tételeket és két számlázható feladatot, majd elmented és elküldöd. A számla megkapja a következő sorszámot, a kapcsolattartók PDF-fel kapják meg.
- 02
Hivatalos számla Számlázz.hu-ban
Magyar cégként a számlát kiállítod a Számlázz.hu-ban a számla menüjéből, vagy bejelölöd a feltöltést, és a következő szinkron állítja ki. A hivatalos sorszám és a PDF visszakerül a Zircon CRM számlájára.
- 03
Emlékeztető, aztán fizetés
Három nappal az esedékesség előtt az ügyfél emlékeztetőt kap. Online fizet a számla oldalán, a befizetés rögzül, és a számla Kifizetett lesz.
- 04
Felszólítás, ha késik
Ha a határidő eltelik, a számla Lejárt státuszba kerül, és a beállított napon fizetési felszólítás megy, a beállított időközönként ismételve.
Kontroll
Ki lát számlát, és mi marad nyomon követhető.
Saját vagy összes számla
Globális megtekintési jog nélkül a munkatárs a saját számláit látja, beállítással azokat is, amelyeknek ő az értékesítője. A befizetések, a jóváírások és a tömeges PDF-letöltés külön jogosultság.
Sorszám hézag nélkül
A piszkozat nem kap sorszámot, csak kiküldéskor vagy elküldöttnek jelöléskor. Ha a küldés nem sikerül, a sorszám visszaáll, és az éven belül ismétlődő sorszámot a rendszer nem engedi.
Tevékenységnapló
Minden módosítás, státuszváltás, kiküldés, emlékeztető és befizetés bekerül a számla tevékenységnaplójába. Egyes bejegyzéseket az adminisztrátor törölhet.
Együtt működik
Ahonnan a számla sorai jönnek, és ahová a pénz megy.
- Számlázz.hu-integrációa Zircon CRM számlájából hivatalos, NAV-nak jelentett számla lesz, a sorszám és a PDF visszajön.
- Online fizetésaz ügyfél a számla oldalán az engedélyezett fizetési szolgáltatóval fizet, a befizetés rögzül a számlán.
- Jóváírásoka számlából jóváírás készül, a jóváírás egyenlegét pedig nyitott számlára vezeted rá.
- Árajánlatokaz elfogadott árajánlatból kézzel vagy elfogadáskor automatikusan számla lesz.
- Időkövetés és munkaidő-kimutatása projekten rögzített munkaórák feladatonként vagy bejegyzésenként kerülnek a számlára.
- Költségeka továbbszámlázható költség tételként kerül a számlára, és a számlához kötődik.
Őszintén
Jó tudni, mielőtt elindulsz.
A Zircon CRM saját számlája nem NAV-nak jelentett számla. A hivatalos számlát a Számlázz.hu-integráció állítja ki, Számlázz.hu-fiókkal és Számla Agent kulccsal; tesztmód nincs, minden kiállított számla éles.
Az automatikusan készülő számlákat (elfogadott árajánlat, ismétlődő számla, Stripe-ciklus, megújítási számla, ismétlődő költség) a Számlázz.hu-integráció nem állítja ki maguktól: indítsd kézzel, vagy jelöld be a feltöltést. Az ügyfél e-mailjében a Zircon CRM PDF-je van, a belső sorszámmal.
A Zircon CRM-ben rögzített befizetések, az online fizetések is, nem kerülnek át Számlázz.hu-ba. A befizetést és a sztornót Számlázz.hu-ban rögzítsd, onnan a szinkron visszahozza.
Kedvezményt vagy korrekciót tartalmazó, illetve soronként több adóval készült számlát a Számlázz.hu-integráció nem állít ki. A kedvezményt ilyenkor külön sorként vedd fel.
Az emlékeztetők, az ismétlődő számlák és az ütemezett küldés a szerveren futó ütemezőn (cron) múlnak, naponta a beállított órában. SMS-hez Twilio- vagy Clickatell-fiók kell.
Mielőtt írnál
Jogos kérdések. Őszinte válaszok.
- 01
Állít-e ki a Zircon CRM hivatalos, NAV-nak jelentett számlát?
A Zircon CRM saját számlája nem jelent a NAV-nak. A hivatalos számlát a beépített Számlázz.hu-integráció állítja ki a ti Számlázz.hu-fiókotokban, egyenként vagy a feltöltésre jelölt számlákat a következő szinkronnal. A hivatalos sorszám és a PDF visszakerül a Zircon CRM számlájára és az ügyfélportálra.
- 02
Hogyan küld a Zircon CRM fizetési felszólítást a lejárt számlákra?
A szerveren futó ütemező naponta végignézi a számlákat. A lejárat után a beállított nappal felszólítást küld PDF-fel a számlaértesítést kérő kapcsolattartóknak, és a beállított időközönként megismétli, amíg a számla nincs kifizetve. Kifizetett és piszkozat számlára nem megy felszólítás.
- 03
Lehet-e a havidíjat minden hónapban automatikusan számlázni?
Igen. A Zircon CRM-ben a számlát havi ismétlődésre állítod, adott számú alkalomra vagy határozatlan ideig. Rendszerszinten döntöd el, hogy az új számla azonnal kimegy, vagy kifizetetlenként, piszkozatként vár. A hivatalos példányt ezekről is a Számlázz.hu-integrációval kell kiállítani.
- 04
Rákerülnek-e a projekten rögzített munkaórák a számlára?
Igen. A Zircon CRM a projektből készült számlán a ledolgozott órákat egy sorban, feladatonként vagy minden munkaidő-bejegyzést külön sorban hozza, a projekt vagy a feladat óradíjával. A számlázott feladat számlázottnak jelölődik, így nem kerül újra a listába.
- 05
Mit lát az ügyfél, amikor megnyitja a számlát?
A Zircon CRM számlaoldalán látja a tételeket, az eddigi befizetéseket, a jóváírásokat és a fennálló összeget. Letöltheti a PDF-et és a fizetési visszaigazolásokat, és online fizethet a számlán engedélyezett szolgáltatókkal. Beállíthatod, hogy a számla csak ügyfélportál-belépéssel nyíljon meg.
Beszéljünk.
Az első beszélgetés ingyenes
Valódi ember válaszol, nem robot
Hozz el egy havonta kiállított számlát és a mostani kintlévőség-táblázatot. A demón megmutatjuk, hogyan lesz belőle ismétlődő számla emlékeztetőkkel, és hogyan jut el a hivatalos példány Számlázz.hu-ba.
- hello@zircon.hu
- Telefon
- +36 30 487 7979
- Ügyelet
- H–P 9–17
- Support
- support@zircon.hu (meglévő ügyfeleknek)