Zircon CRM / Administration
Läuft im Browser · DE / EN / HURechteverwaltung nach Aufgabenbereich
In Zircon CRM legen Sie den Zugriff pro Funktion und pro Aktion fest: wer sehen, anlegen, bearbeiten und löschen darf. Der Vertrieb arbeitet an seinen eigenen Kostenvoranschlägen und Rechnungen, ohne den Umsatz des ganzen Unternehmens zu sehen. Eine Rolle ist eine Vorlage, die Sie pro Person anpassen.
Eigene oder alle DatensätzeRollen als VorlagePortalrechte je Kontaktperson
Kurz gesagt
Wie funktioniert die Rechteverwaltung in Zircon CRM?
Eine Rechteverwaltung legt fest, wer in einem System was sehen und ändern darf. Zircon CRM arbeitet mit drei Ebenen: Administrator, Rolle und individuelle Berechtigungen. In vielen Bereichen bestimmen Sie, ob jemand nur eigene oder alle Datensätze sieht. Kontaktpersonen Ihrer Kunden erhalten eigene, einfachere Portalrechte. Gedacht für Administratoren, Büroleitung und Teamleitungen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Entweder sehen alle alles, oder keiner sieht etwas.
Wenn einer dieser Punkte zutrifft, folgen die Zugänge bei Ihnen noch nicht den Aufgaben.
- 01
Der neue Vertriebler sieht jede Rechnung
Schon am ersten Tag blättert er durch alle Rechnungen des Unternehmens, obwohl er nur seine eigenen Kunden betreut.
- 02
Ein Zusatzrecht, eine neue Rolle
Die Projektleiterin braucht ein einziges Löschrecht und bekommt dafür eine eigene Rolle. Bald ist die Rollenliste so lang wie die Mitarbeiterliste.
- 03
Unklar, wen eine Änderung trifft
Sie möchten eine Rolle einschränken, sehen aber nicht, wer sie nutzt und ob die Änderung für diese Personen gilt.
- 04
Beim Kunden sieht im Portal jeder alles
Die Buchhaltung des Kunden liest Projektaufgaben, die Projektleitung liest Rechnungen, weil das Portal alle Kontaktpersonen gleich behandelt.
Was es kann
So ist die Rechteverwaltung aufgebaut.
Dasselbe Berechtigungsraster erscheint beim Bearbeiten einer Rolle und im Datensatz jedes Mitarbeiters.
Drei Ebenen
Administratoren erreichen alles, auch die Systemeinstellungen. Eine Rolle ist eine benannte, wiederverwendbare Vorlage, etwa „Vertrieb“ oder „Support“. Mit individuellen Berechtigungen geben oder nehmen Sie einer Person nach der Rollenwahl einzelne Rechte, ohne eine neue Rolle anzulegen.
Eigene oder alle Datensätze
Bei Kostenvoranschlägen, Rechnungen, Angeboten, Verträgen, Gutschriften und Ausgaben wählen Sie zwischen eigener und globaler Ansicht. Beide schließen sich aus: Wer eine anhakt, sperrt die andere.
Sichtbarkeit aus Beziehungen
In manchen Bereichen ergibt sich die eigene Sichtbarkeit aus Beziehungen. Ohne globale Ansicht sehen einen Kunden die ihm zugeordneten Betreuer, ein Projekt seine Mitglieder und eine Aufgabe ihre Zuständigen und Beobachter. Hilfesymbole im Raster erklären jede Regel.
Aktionen und Sonderrechte
Neben dem Ansehen stellen Sie Anlegen, Bearbeiten und Löschen ein, dazu Sonderrechte wie die Nutzung der Vertrags- und Angebotsvorlagen von Kollegen oder den Zeiterfassungsbericht. Das Bearbeiten und Löschen erfasster Zeit lässt sich für eigene oder für alle Einträge vergeben.
Module im selben Raster
Mediathek, Social Manager, MCP-Server, Ziele sowie Hosting- und Domain-Verlängerungen bringen eigene Zeilen mit. So sehen Sie an einer Stelle, wer in die Mediathek hochladen und wer KI-Verbindungen verwalten darf.
Rollenänderungen mit Absicht
Bearbeiten Sie eine Rolle, die schon genutzt wird, weist ein Hinweis darauf hin: Die Änderung gilt standardmäßig nur für künftige Zuweisungen. Ein Häkchen überträgt sie auf alle Mitarbeiter mit dieser Rolle. Die Rollenseite zeigt, wer sie nutzt, und eine genutzte Rolle lässt sich nicht löschen.
Sichtbar als Verantwortlicher
Auf Wunsch sehen Mitarbeiter auch die Rechnungen und Kostenvoranschläge, bei denen sie als Vertriebsmitarbeiter eingetragen sind, und die ihnen zugewiesenen Angebote, selbst wenn ein Kollege sie erstellt hat.
Portalrechte je Kontaktperson
Für jede Kontaktperson entscheiden Sie, ob sie im Portal Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge, Angebote, Tickets und Projekte sieht. Auch E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich pro Art schalten, damit Rechnungen bei der Buchhaltung ankommen und nicht bei allen.
So funktioniert es
Vom Aufgabenprofil bis zum Portal.
- 01
Aufgabenprofile erfassen
Listen Sie die Aufgabenbereiche im Unternehmen auf und legen Sie je Bereich fest, wer eigene oder globale Sicht und welche Aktionen braucht.
- 02
Rollen anlegen
Auf der Rollenseite legen Sie eine Rolle an und haken die Rechte an, Modulzeilen inklusive.
- 03
Standardrolle festlegen
Das engste gemeinsame Profil wird zur Standardrolle. So startet jedes neue Konto mit sicheren Rechten.
- 04
Zuweisen und anpassen
Im Mitarbeiterdatensatz wählen Sie die Rolle und passen das Raster bei Bedarf für einzelne Personen an.
- 05
Rechte der Kontaktpersonen setzen
Bei jeder neuen Kontaktperson sind die Standard-Portalrechte vorausgewählt. Sie ändern sie dort, wo jemand mehr oder weniger sehen soll.
Kontrolle
Was nicht im Raster entschieden wird.
Nur für Administratoren
Währungen, Steuern, Zahlungsarten, eigene Felder, DSGVO-Einstellungen, Module, Aktivitätsprotokoll und Datenbanksicherung sind unabhängig vom Raster Administratoren vorbehalten. Administratorrechte vergeben nur Administratoren.
Globale Schalter
In den Einstellungen legen Sie fest, ob Mitarbeiter nur Tickets ihrer Abteilungen sehen, ob auch Nicht-Administratoren Leads importieren dürfen und ob alle sämtliche Aufgaben ihrer Projekte sehen.
KI-Assistenten mit den Rechten des Mitarbeiters
Ein über den MCP-Server verbundener KI-Assistent arbeitet immer mit den Berechtigungen des Mitarbeiters, der ihn autorisiert hat. Ein Token kann nie mehr als sein Besitzer.
Änderungen im Protokoll
Anlegen, Ändern und Löschen von Rollen sowie Änderungen an den Rechten eines Mitarbeiters landen im Aktivitätsprotokoll. Administratoren können dieses Protokoll leeren.
Arbeitet zusammen mit
Wo Berechtigungen greifen.
- Mitarbeiter und TeamsRolle und individuelle Rechte setzen Sie im Datensatz jedes Mitarbeiters.
- Kundenverwaltungzugeordnete Betreuer sehen ihren Kunden auch ohne globale Ansicht und setzen die Portalrechte seiner Kontaktpersonen.
- Kundenportaldie Rechte jeder Kontaktperson bestimmen, welche Bereiche sie im Portal sieht.
- MCP-Server für KI-Assistentender KI-Assistent liest und schreibt innerhalb der Rechte des angemeldeten Mitarbeiters.
- REST-APIIntegrationen erhalten einen eigenen API-Benutzer mit eigenem Raster pro Ressource und Aktion.
- Sicherheit und AnmeldungBerechtigungen greifen nach der Anmeldung, die Zwei-Faktor-Anmeldung und Anmeldeprotokoll absichern.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Das Raster arbeitet nach Funktion und Aktion, aber nicht jede einzelne Schaltfläche hat eine eigene Zeile. Manche Module nutzen bestehende Rechte, wiederkehrende Aufgaben etwa die der Aufgaben. Wenn Sie eine bestimmte Aktion streng begrenzen müssen, prüfen wir vor der Einführung gemeinsam, welches Recht dafür gilt.
Der Administratorstatus hebt jede Einschränkung auf, und das Raster ist für Administratoren nicht bearbeitbar. Vergeben Sie ihn nur, wo er wirklich nötig ist.
Eine Rollenänderung ändert die Rechte bestehender Rolleninhaber nur, wenn Sie die Übernahme anhaken.
Für REST-API-Benutzer gelten die „eigenen“ Regeln der Mitarbeiter nicht: Was eine Integration sieht, entscheidet allein das Raster dieses API-Benutzers.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Was ist in Zircon CRM der Unterschied zwischen Rolle und individuellen Berechtigungen?
Eine Rolle ist eine Vorlage: Bei der Auswahl werden ihre Rechte in das Raster des Mitarbeiters kopiert. Individuelle Berechtigungen sind Änderungen an dieser Kopie für eine Person. Zircon CRM verlangt deshalb keine neue Rolle für jede kleine Ausnahme.
- 02
Wie sorge ich in Zircon CRM dafür, dass der Vertrieb nur eigene Rechnungen sieht?
Haken Sie bei Rechnungen die eigene Ansicht an, nicht die globale. Mit der passenden Einstellung sieht der Vertrieb zusätzlich Rechnungen, bei denen er als Vertriebsmitarbeiter eingetragen ist, auch wenn ein Kollege sie ausgestellt hat. Dasselbe gilt für Kostenvoranschläge und Angebote.
- 03
Ändert eine Rollenänderung in Zircon CRM die Rechte aller Mitarbeiter?
Nur wenn Sie es wollen. Zircon CRM weist darauf hin, dass die Änderung standardmäßig keine bestehenden Rolleninhaber betrifft. Mit dem Häkchen für die Übernahme gilt das neue Rechteset für alle.
- 04
Kann ich in Zircon CRM pro Kontaktperson festlegen, was der Kunde im Portal sieht?
Ja. Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge, Angebote, Support und Projekte lassen sich je Kontaktperson freigeben. Neue Kontaktpersonen erhalten die Standard-Portalrechte aus den Einstellungen.
- 05
Kann ein KI-Assistent in Zircon CRM mehr dürfen als der Mitarbeiter?
Nein. Ein über den MCP-Server verbundener KI-Assistent arbeitet mit den Rechten des Mitarbeiters, der ihn autorisiert hat, und lässt sich weiter einschränken, zum Beispiel auf Nur-Lesen. Jeder Aufruf wird protokolliert.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie eine Liste Ihrer Aufgabenbereiche mit und wer was sehen soll. In der Demo machen wir daraus Rollen und zeigen, wie dieselbe Rechnungsliste für den Vertrieb und für die Buchhaltung aussieht.
- hello@zircon.hu
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- Werktags 9–17 Uhr
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