Wie gebe ich Freelancern Zugang zu Zircon CRM, ohne dass sie alles sehen?

Markieren Sie das Konto als „kein Mitarbeiter“. Zircon CRM blendet dann Leads, interne Ankündigungen und die Einstellungen aus, und Tickets erreicht die Person nur mit Ihrer Erlaubnis. An den zugewiesenen Projekten und Aufgaben arbeitet sie wie alle anderen.

Was passiert in Zircon CRM mit den Daten ausscheidender Mitarbeiter?

Deaktivieren Sie das Konto, ist keine Anmeldung mehr möglich, und alle Datensätze bleiben unter dem Namen der Person. Löschen Sie es, bestimmen Sie, wer Rechnungen, Leads, Projekte, Aufgaben und Tickets übernimmt. Persönliche Einträge werden entfernt.

Sehen Kollegen in Zircon CRM gegenseitig ihre Stundensätze?

Der Stundensatz steht im Mitarbeiterdatensatz, den nur Personen mit Leseberechtigung für Mitarbeiter öffnen. Auf den Profilseiten in Zircon CRM sehen Kollegen Foto, Name, Kontaktdaten und Abteilungen.

Kann ein Mitarbeiter in Zircon CRM mehreren Abteilungen angehören?

Ja, im Mitarbeiterdatensatz lassen sich mehrere Abteilungen anhaken. Wenn Sie Tickets nach Abteilung beschränken, sieht die Person die Tickets aller ihrer Abteilungen. Ihre Abteilungen sieht sie im eigenen Profil, ändern kann sie sie dort nicht.

Zircon CRM / Administration

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Mitarbeiterverwaltung vom Eintritt bis zum Austritt

In Zircon CRM hat jede Kollegin und jeder Kollege ein eigenes Konto: Profil, Abteilungen, Rolle, Stundensatz und erfasste Zeit an einem Ort. Neue Mitarbeiter legen Sie mit einem Formular an. Verlässt jemand das Unternehmen, fragt das System, wer seine Rechnungen, Leads, Aufgaben und Tickets übernimmt.

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Stundensatz und Zeit pro PersonEigene Konten für ExterneDatenübergabe beim Löschen

Kurz gesagt

Was leistet die Mitarbeiterverwaltung in Zircon CRM?

Die Mitarbeiterverwaltung in Zircon CRM begleitet ein Teamkonto durch seinen ganzen Lebenslauf: Anlage mit Rolle und Berechtigungen, Zuordnung zu Abteilungen, Stundensatz und Zeitübersicht pro Person und beim Austritt Deaktivierung oder Löschung mit Übergabe der Datensätze. Sie richtet sich an Geschäftsführung, Administratoren und Teamleitungen, die an einer Stelle sehen wollen, wer Zugang hat.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Kollegin ist weg. Das Konto ist noch da.

Wenn einer dieser Punkte zutrifft, ist die Kontenpflege bei Ihnen noch Handarbeit.

01
Ein Ehemaliger kann sich noch anmelden
Drei Monate nach seinem Austritt zeigt sich, dass sein altes Passwort noch die Kundendaten öffnet.
02
Kostenvoranschläge ohne Verantwortliche
Sie haben das Konto des ausgeschiedenen Vertrieblers gelöscht. Damit ist auch verschwunden, wer für die offenen Kostenvoranschläge zuständig war.
03
Die freie Grafikerin sieht alles
Die Freelancerin für ein einzelnes Projekt bekommt dasselbe Konto wie Angestellte und liest deshalb auch die Leads.
04
Die Stunden sind da, ihr Wert nicht
Den Wert der Arbeitszeit zum Stundensatz rechnet am Monatsende jemand in einer Tabelle aus.

Was es kann

Die Mitarbeiterverwaltung beginnt mit einer Liste.

Die Mitarbeiterliste sehen Administratoren und alle mit der Berechtigung für die Mitarbeiterverwaltung.

Mitarbeiterliste

Jede Zeile zeigt Name mit Foto, E-Mail, Rolle, letzte Anmeldung und einen Aktiv-Schalter. Eigene Felder, die Sie für die Liste markieren, bekommen eine eigene Spalte.

Anlage mit Rolle

Beim neuen Konto wählen Sie eine Rolle, und das Berechtigungsraster füllt sich danach. Anschließend passen Sie es für die Person an.

Stundensatz und Zeitübersicht

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Stundensatz in Ihrer Basiswährung. Sein Datensatz zeigt die erfasste Zeit dieser und der letzten Woche und des Monats. Der Zeiterfassungs-Reiter summiert den Wert dieser Stunden zum Stundensatz.

Konten für Externe

Freelancer und Partneragenturen erhalten ein Konto mit der Markierung „kein Mitarbeiter“. Sie öffnen keine Leads, sehen weder interne Ankündigungen noch die Einstellungen und erreichen Tickets nur, wenn Sie das erlauben.

Abteilungen

Abteilungen gruppieren Ihr Team. Jede kann eine eigene Support-Adresse haben, aus deren E-Mails Tickets werden, und einen eigenen Google-Kalender.

Eigenes Profil

Jeder pflegt Foto, Sprache, E-Mail-Signatur und Passwort selbst und schaltet dort die Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Die Login-E-Mail-Adresse ändert nur, wer die Bearbeitungsberechtigung für Mitarbeiter hat.

So funktioniert es

Eintritt, Arbeit, Austritt.

01
Sie legen das Konto an
Name, E-Mail, Stundensatz und Abteilungen eintragen, ein Passwort erzeugen und die Rolle wählen.
02
Die neue Kollegin meldet sich an
Bei der ersten Anmeldung ändert sie ihr Passwort, stellt Sprache und Signatur ein und kann die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren.
03
Beim Austritt deaktivieren Sie
Ein Schalter setzt das Konto auf inaktiv. Eine Anmeldung ist nicht mehr möglich, und eine offene Sitzung endet beim nächsten Klick. Die Datensätze bleiben unter dem Namen der Person.
04
Beim Löschen übernimmt jemand
Beim Löschen wählen Sie die Kollegin oder den Kollegen, der Rechnungen, Kostenvoranschläge, Leads, Projekte, Aufgaben, erfasste Zeit und Tickets übernimmt. Zugewiesene Tickets verlieren ihre Zuständigkeit und landen so wieder beim Team.

Arbeitet zusammen mit

Wo das Mitarbeiterkonto zählt.

Rollen und Berechtigungendie gewählte Rolle füllt das Berechtigungsraster jeder Person, das Sie danach anpassen.
Sicherheit und AnmeldungZwei-Faktor-Anmeldung, Passwort-Reset und Protokoll der Anmeldungen hängen am Mitarbeiterkonto.
Zeiterfassungerfasste Zeit und persönlicher Stundensatz ergeben die Zeitübersicht jeder Person.
Ticketsystem und HelpdeskAbteilungen verteilen Tickets, und Sie können Mitarbeiter auf die Tickets ihrer Abteilungen beschränken.
Eigene Felderzusätzliche Felder im Mitarbeiterprofil, auf Wunsch auch als Spalte in der Liste.

Ehrlich gesagt

Gut zu wissen, bevor Sie starten.

Die Willkommens-E-Mail ist standardmäßig angehakt und enthält das Passwort im Klartext. Wenn Sie das nicht möchten, deaktivieren Sie die Vorlage und übergeben das Passwort auf anderem Weg.
Löschen ist endgültig: persönliche To-dos, Erinnerungen und Kalendertermine verschwinden mit dem Konto. Wenn Sie nur den Zugang sperren wollen, deaktivieren Sie das Konto.
Administratorrechte vergeben und entziehen nur Administratoren, und nur sie verwalten Abteilungen. Das eigene Konto kann niemand deaktivieren.
Kontoänderungen landen im Aktivitätsprotokoll, auch wer die Daten einer ausgeschiedenen Person erhalten hat. Administratoren können dieses Protokoll allerdings leeren.
Der Google-Kalender einer Abteilung braucht einen Google-API-Schlüssel. Tickets aus einem Abteilungspostfach brauchen ein IMAP-Postfach und den Cronjob auf dem Server.

Bevor Sie schreiben

Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.

01
Wie gebe ich Freelancern Zugang zu Zircon CRM, ohne dass sie alles sehen?
Markieren Sie das Konto als „kein Mitarbeiter“. Zircon CRM blendet dann Leads, interne Ankündigungen und die Einstellungen aus, und Tickets erreicht die Person nur mit Ihrer Erlaubnis. An den zugewiesenen Projekten und Aufgaben arbeitet sie wie alle anderen.
02
Was passiert in Zircon CRM mit den Daten ausscheidender Mitarbeiter?
Deaktivieren Sie das Konto, ist keine Anmeldung mehr möglich, und alle Datensätze bleiben unter dem Namen der Person. Löschen Sie es, bestimmen Sie, wer Rechnungen, Leads, Projekte, Aufgaben und Tickets übernimmt. Persönliche Einträge werden entfernt.
03
Sehen Kollegen in Zircon CRM gegenseitig ihre Stundensätze?
Der Stundensatz steht im Mitarbeiterdatensatz, den nur Personen mit Leseberechtigung für Mitarbeiter öffnen. Auf den Profilseiten in Zircon CRM sehen Kollegen Foto, Name, Kontaktdaten und Abteilungen.
04
Kann ein Mitarbeiter in Zircon CRM mehreren Abteilungen angehören?
Ja, im Mitarbeiterdatensatz lassen sich mehrere Abteilungen anhaken. Wenn Sie Tickets nach Abteilung beschränken, sieht die Person die Tickets aller ihrer Abteilungen. Ihre Abteilungen sieht sie im eigenen Profil, ändern kann sie sie dort nicht.

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Ein Mensch antwortet — kein Bot

Bringen Sie Ihre Teamstruktur mit: wer in welcher Abteilung arbeitet und wer extern mitarbeitet. In der Demo zeigen wir, wie daraus eine Mitarbeiterliste mit Rollen wird und was beim Löschen eines Testkontos passiert.

E-Mail: hello@zircon.hu
Telefon: +36 30 487 7979
Erreichbar: Werktags 9–17 Uhr
Support: support@zircon.hu (für Bestandskunden)