Zircon CRM / Vertrieb & CRM
Läuft im Browser · DE / EN / HUKundenverwaltung, bei der jeder Kunde in einer Akte steht
Die Kundenverwaltung in Zircon CRM gibt jedem Kunden eine Akte: Firmendaten, Kontakte, Angebote, Rechnungen, Projekte, Tickets, Dateien und Zugangsdaten auf einer Seite. Markierungen an den Reitern zeigen, wo etwas offen ist. Für jeden Kontakt legen Sie einzeln fest, was er im Kundenportal nutzen darf.
Kundenakte mit 18+ ReiternBeliebig viele KontakteVerschlüsselter Tresor
Kurz gesagt
Was umfasst die Kundenverwaltung in Zircon CRM?
Kundenverwaltung heißt, Kunden, ihre Ansprechpartner und alles, was Sie für sie tun, an einem Ort zu führen. In Zircon CRM bekommt jeder Kunde eine Akte mit mindestens 18 Reitern: Angebote, Rechnungen, Verträge, Projekte, Tickets, Dateien und ein verschlüsselter Tresor für Zugangsdaten. Die Zahl der Kontakte ist unbegrenzt. Gemacht für Account-Management, Projektleitung und Buchhaltung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Kundendaten stehen an vier Orten, und keiner ist aktuell.
Wenn zwei davon zutreffen, ist Ihre Kundenverwaltung noch über mehrere Werkzeuge verstreut.
- 01
Die Rechnungsadresse steckt in einem alten PDF
Die Buchhaltung kopiert die Adresse von der Rechnung des Vorjahres, obwohl der Kunde inzwischen umgezogen ist. Die neue Adresse steht in den Mails eines Kollegen.
- 02
Das Serverpasswort im Chat
Die Zugangsdaten zum Hosting des Kunden liegen in einer alten Chatnachricht. Jeder im Kanal sieht sie, ob er mit dem Kunden zu tun hat oder nicht.
- 03
Der Kontoauszug aus drei Quellen
Der Steuerberater des Kunden fragt nach dem Saldo. Sie setzen ihn aus Rechnungsprogramm, Bankumsätzen und einer Tabelle zusammen.
- 04
Die falsche Person bekommt die Mail
Die Rechnung geht an den Geschäftsführer, der sie an die Buchhaltung weiterleitet. Das Projekt-Update landet in der Buchhaltung, die damit nichts anfangen kann.
Was es kann
Das kann die Kundenverwaltung in Zircon CRM.
Ein Kunde kann eine Firma oder eine Privatperson sein, mit eigener Währung, Sprache, Adressen, Gruppen und verantwortlichen Mitarbeitern.
Kundenakte mit Reitern und Markierungen
Profil, Kontakte, Notizen, Kontoauszug, Rechnungen, Zahlungen, Angebote, Kostenvoranschläge, Verträge, Projekte, Aufgaben, Tickets, Dateien und Erinnerungen auf einer Seite, in einer senkrechten Reiterleiste. Markierungen zeigen eine offene Rechnung oder einen nicht unterschriebenen Vertrag, bevor Sie klicken. Reiter, die Ihr Team nicht nutzt, kann der Administrator ausblenden.
Kontakte mit eigenen Rechten
Eine Firma kann beliebig viele Kontakte haben. Für jeden legen Sie fest, welche Bereiche des Kundenportals er nutzen darf (Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge, Angebote, Support, Projekte) und zu welchen Dokumenten er E-Mails bekommt. So erhält die Buchhaltung die Rechnung und die Projektleitung das Projekt.
Verschlüsselter Tresor
Im Tresor speichern Sie je Kunde Serveradresse, Port, Benutzername und Passwort. Passwörter sind verschlüsselt, und zum Anzeigen muss der Mitarbeiter sein eigenes Passwort erneut eingeben. Je Eintrag entscheiden Sie, ob alle mit Zugriff auf den Kunden ihn sehen, nur Administratoren oder nur Sie (Administratoren eingeschlossen).
Kontoauszug
Für jeden Zeitraum erstellen Sie einen Auszug mit Anfangssaldo, berechnetem und bezahltem Betrag und offenem Saldo, Posten für Posten. Sie drucken ihn, laden ihn als PDF oder senden ihn per E-Mail. Kontakte mit dem Recht auf Rechnungen sind als Empfänger vorausgewählt.
Währung und Sprache je Kunde
Neue Dokumente für einen Kunden erhalten seine Währung, auch der Auszug rechnet darin. E-Mails, PDFs und öffentliche Dokumentseiten erscheinen in seiner Sprache.
Gespeicherte Filter
Sie bauen einen Filter etwa für Kunden mit überfälligen Rechnungen, einer bestimmten Vertragsart oder einem laufenden Projekt und speichern ihn. Ihre eigenen Kundenfelder stehen automatisch als Filterregeln bereit.
Dateien an einem Ort, auch als ZIP
Der Reiter Dateien zeigt alle Dateien des Kunden, samt Anhängen seiner Rechnungen, Verträge und Tickets. Hochgeladene Dateien teilen Sie mit ausgewählten Kontakten. Rechnungen, Kostenvoranschläge, Gutschriften oder Zahlungen laden Sie für einen gewählten Zeitraum als ein ZIP herunter.
So funktioniert es
So entsteht eine Kundenakte.
- 01
Sie legen den Kunden an
Von Hand, per CSV-Import oder durch Umwandlung eines Leads. Gibt es schon einen Kunden mit diesem Namen, warnt das System, ohne Sie zu blockieren.
- 02
Sie füllen das Profil aus
Firmendaten, USt-IdNr., Währung, Sprache, Rechnungs- und Lieferadresse, Gruppen und eigene Felder. Dazu bestimmen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter.
- 03
Sie legen die Kontakte an
Für jeden setzen Sie Rechte und E-Mail-Benachrichtigungen und vergeben ein Passwort oder senden eine Mail zum Festlegen des Passworts.
- 04
Sie arbeiten mit dem Kunden
Angebote, Rechnungen, Verträge, Projekte und Tickets starten Sie aus den Reitern der Akte, und alles bleibt mit dem Kunden verknüpft.
- 05
Sie prüfen den Saldo
Die Markierungen zeigen, was offen ist. Der Buchhaltung des Kunden schicken Sie den Auszug, Ihrem Steuerberater ein ZIP-Archiv.
Kontrolle
Wer welchen Kunden sieht und was er öffnen darf.
Eigene und alle Kunden
Ohne globales Ansichtsrecht sieht ein Mitarbeiter nur die Kunden, für die er verantwortlich ist. Wer ohne dieses Recht einen Kunden anlegt, wird automatisch dessen Verantwortlicher und behält so den Zugriff.
Dokumente nach eigenen Rechten
Die Reiter für Rechnungen, Kostenvoranschläge und Verträge folgen den Rechten des jeweiligen Moduls. Wer in einem Modul nur Eigenes sieht, sieht auch in der Akte nur Eigenes.
Schutz vor dem Löschen
Ein Kunde mit Rechnungen, Kostenvoranschlägen oder Gutschriften lässt sich nicht löschen, so bleiben Ihre Buchhaltungsdaten erhalten. Im DSGVO-Modus ist das Löschen möglich, und eine Einstellung legt fest, was mit den Finanzbelegen geschieht.
Inaktive Kunden und Kontakte
Ein inaktiver Kunde behält seine ganze Vorgeschichte, erscheint aber nicht mehr in den Auswahllisten für neue Datensätze. Ein inaktiver Kontakt ist sofort vom Kundenportal ausgesperrt.
Arbeitet zusammen mit
Was in der Kundenakte zusammenläuft.
- Lead-ManagementDaten, Notizen und Einwilligungen des umgewandelten Leads landen in der Kundenakte, mit Link zurück zum Lead.
- Angeboteneue Angebote starten in der Akte, und Angebote aus der Zeit als Lead bleiben beim Kunden.
- RechnungenRechnungen entstehen in der Währung des Kunden, und der Kontoauszug baut auf ihnen auf.
- Projektmanagementdie Projekte des Kunden stehen im Reiter Projekte, Tresoreinträge lassen sich mit Projektmitgliedern teilen.
- KundenportalKontakte nutzen die Bereiche, die Sie freigeben, standardmäßig in der Sprache des Kunden.
- Hosting- und Domain-Verlängerungenergänzt die Akte um einen Reiter mit den Hosting-, Domain- und Server-Abos des Kunden.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Eine E-Mail-Adresse kann im ganzen System nur zu einem Kontakt gehören, auch wenn die Person für zwei Ihrer Kunden arbeitet.
Die Währung eines Kunden lässt sich nach der ersten erfassten Buchung nicht mehr ändern.
Eine Privatperson hat genau einen Kontakt. Mit einem Firmennamen können Sie weitere anlegen.
Die Karte braucht einen Google-API-Schlüssel, Uploads aus Google Drive und Dropbox brauchen deren eigene Schlüssel.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Wie viele Kontakte kann ich einem Kunden in Zircon CRM zuordnen?
Bei einer Firma so viele, wie Sie brauchen. Jeder kann ein eigenes Login, eigene Rechte im Kundenportal und eigene E-Mail-Benachrichtigungen haben, einer davon ist der Hauptkontakt. Eine Privatperson hat einen Kontakt.
- 02
Wie speichert Zircon CRM Server- und Zugangsdaten von Kunden?
Im Tresor der Kundenakte, verschlüsselt. Je Eintrag legen Sie fest, wer ihn sieht, und zum Anzeigen eines Passworts muss der Mitarbeiter sein eigenes Passwort erneut eingeben. Jeder Eintrag zeigt, wer ihn angelegt und zuletzt geändert hat.
- 03
Kann ich einem Kunden einen Kontoauszug aus Zircon CRM schicken?
Ja, für jeden Zeitraum. Der Auszug zeigt Anfangssaldo, berechnete und bezahlte Beträge und den offenen Saldo Posten für Posten. Er geht als PDF-Anhang per E-Mail an die Kontakte, die Sie auswählen.
- 04
Kann ich meine vorhandene Kundenliste in Zircon CRM übernehmen?
Ja, aus einer CSV-Datei. Der Probeimport zeigt die ersten 100 Zeilen, ohne zu speichern, überspringt vorhandene E-Mail-Adressen und legt eine Zeile als neuen Kontakt an, wenn der Firmenname genau einem vorhandenen Kunden entspricht. Beim Import gehen keine Willkommensmails hinaus.
- 05
Kann ich sehen, was ein Kunde im Portal sieht?
Administratoren können sich aus Zircon CRM als Hauptkontakt des Kunden im Kundenportal anmelden, in einem neuen Tab. So sehen sie genau, was der Kunde sieht, etwa wenn sie ihn durch die Bezahlung einer Rechnung führen.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Wählen Sie einen Kunden, dessen Daten heute an vier Orten liegen: Tabelle, Postfach, Rechnungsprogramm und Passwortmanager. In der Demo zeigen wir, wie alles in eine Akte passt und welcher Reiter was enthält.
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