Zircon CRM / Projekte & Arbeit
Läuft im Browser · DE / EN / HUZeiterfassung an der Aufgabe, Stunden auf der Rechnung
Die Zeiterfassung von Zircon CRM ist in die Aufgaben eingebaut: Sie starten den Timer an der Aufgabe, in der Aufgabenliste oder in der oberen Leiste und können Zeit auch nachträglich eintragen. Jeder Eintrag weiß, wer an welcher Aufgabe von wann bis wann gearbeitet hat. Aus abrechenbaren Stunden wird eine Projektrechnung oder eine Rechnungsposition.
Timer auch ohne AufgabeRundung auf 5–45 MinutenStundenbericht fürs Team
Kurz gesagt
Wie funktioniert die Zeiterfassung in Zircon CRM?
Zeiterfassung heißt, die Zeit für eine Arbeit festzuhalten, für Abrechnung und Planung. In Zircon CRM messen Sie die Zeit pro Aufgabe mit Timer oder manuellem Eintrag, jede Aufgabe ist abrechenbar oder nicht, und die Rundung legen Sie fest. Erfasste Stunden fließen in das Stundenbudget des Projekts, in die Stundenberichte und in die Rechnungen. Gedacht für Dienstleister, die nach Stunden abrechnen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Stunde ist weg und nie auf der Rechnung gelandet.
Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, wird ein Teil Ihrer Arbeitszeit nie zu Umsatz.
- 01
Der Timer lief das ganze Wochenende
Jemand hat am Freitagnachmittag den Timer laufen lassen. Am Montag zeigt der Bericht zwei Tage Arbeit an einer Aufgabe. Die Korrektur ist Handarbeit, wenn es überhaupt jemand bemerkt.
- 02
Das Telefonat wurde nirgends erfasst
Es gab ein einstündiges Gespräch mit dem Kunden, aber keine Aufgabe dazu, also hat niemand die Zeit gemessen. Am Monatsende weiß keiner mehr genau, wie lange es war.
- 03
Die Arbeit ist fertig, aber nicht abgerechnet
Die Aufgabe ist abgeschlossen, die Abrechnung liegt aber in einem anderen System bei einer anderen Kollegin. Dazwischen gehen die Stunden verloren.
- 04
Niemand weiß, wohin die Zeit des Teams geht
In der Leitungsrunde kann niemand sagen, wie viel Zeit im letzten Monat in einen wichtigen Kunden geflossen ist.
Was es kann
Das kann die Zeiterfassung in Zircon CRM.
Jeder Zeiteintrag gehört zu einer Aufgabe. Projekt, Kunde und Rechnung wissen daher, woher er kommt.
Timer an der Aufgabe
Zuständige starten den Timer im Aufgabenfenster, in der Zeile der Aufgabenliste oder über die Uhr in der oberen Leiste. Beim Stoppen notieren sie kurz, was erledigt wurde. Mehrere Personen können gleichzeitig an derselben Aufgabe Zeit erfassen.
Timer ohne Aufgabe
Beginnt die Arbeit, bevor es eine Aufgabe gibt, starten Sie in der oberen Leiste einen Timer ohne Aufgabe. Beim Stoppen wählen Sie die passende Aufgabe aus oder legen direkt eine neue an.
Manuelle Einträge
Zeit tragen Sie nachträglich mit Start und Ende oder nur als Dauer ein: „2:30“ sind zweieinhalb Stunden, „:15“ eine Viertelstunde. Dazu kommen auf Wunsch eine Notiz und ein Schlagwort wie „Meeting“ oder „Bugfix“.
Stundensätze auf drei Ebenen
Eine Stunde wird mit dem Satz des Projekts oder der Aufgabe bewertet, bei Festpreisprojekten zählt der Gesamtpreis. Der eigene Stundensatz des Mitarbeiters wird mit jedem Eintrag für die interne Kostenauswertung gespeichert.
Rundung
Timerzeiten bleiben ungerundet oder werden auf-, abgerundet oder auf die nächste Einheit gerundet, in Schritten von 5–45 Minuten. Die Rundung gilt im Stundenbericht und bei der Abrechnung.
Eigene und Team-Berichte
Jeder hat eine eigene Stundenübersicht mit Summenkarten und Diagramm. Der Stundenbericht fürs Team filtert nach Mitarbeiter, Kunde und Projekt, gruppiert nach Aufgabe und summiert in Stunden und Dezimalstunden.
Schutz für abgerechnete Zeit
Einträge an erledigten Aufgaben lassen sich nicht bearbeiten, Einträge an abgerechneten Aufgaben nicht löschen. Auf abgerechneten Aufgaben startet kein Timer.
So funktioniert es
Ein Tag mit Timer, ein Monatsabschluss mit Rechnung.
- 01
Erfassen während der Arbeit
Eine Beraterin startet den Timer an ihrer Aufgabe. Wechselt sie zu einer anderen und ist die Einstellung aktiv, stoppt der erste Timer von selbst.
- 02
Nachträglich eintragen
Ein Meeting ohne Timer trägt sie später als Dauer mit Schlagwort ein.
- 03
Das Projekt im Blick
Der Projektleiter vergleicht in der Projektübersicht erfasste und geschätzte Stunden und sieht abrechenbare und offene Zeit im Wochen- oder Monatsdiagramm.
- 04
Abrechnen
An den gewählten Wochentagen bekommt die Buchhaltung eine E-Mail mit erledigten, nicht abgerechneten Aufgaben und stellt über die Projektabrechnung die Rechnung aus. Die Aufgaben gelten dann als abgerechnet, ihre Zeit ist gesperrt.
Kontrolle
Wer wessen Zeit sieht und korrigieren darf.
Eigene Zeit oder die aller
Ohne zusätzliche Rechte arbeitet jeder mit den eigenen Timern, Einträgen und der eigenen Stundenübersicht. Der Stundenbericht fürs Team braucht ein eigenes Berichtsrecht.
Bearbeiten und löschen
Getrennte Rechte regeln das Bearbeiten und Löschen eigener und fremder Einträge. Mit Bearbeitungsrecht im Projekt erfassen Sie Zeit auch für andere Zuständige.
Vergessene Timer
Administratoren können jeden laufenden Timer stoppen. Timer lassen sich nach einer festen Stundenzahl automatisch beenden. Die Endzeit ist dann Start plus diese Stunden, der Bericht läuft also nicht aus dem Ruder.
Arbeitet zusammen mit
Wohin die erfassten Stunden gehen.
- Aufgabenverwaltungjeder Timer und jeder Eintrag gehört zu einer Aufgabe, die eigene und gesamte erfasste Zeit zeigt.
- Projektmanagementaus den Projektstunden entstehen Stundenbereich, Wochen- und Monatsdiagramm und die Projektrechnung.
- RechnungenStunden abrechenbarer, noch nicht abgerechneter Aufgaben lassen sich als Rechnungspositionen wählen.
- Berichteder Stundenbericht fürs Team steht auch im Berichtsmenü, mit Export.
- MCP-Server für KI-Assistentenein KI-Assistent erfasst Zeit an einer Aufgabe in Stunden oder mit Start, Ende und Notiz, mit den Rechten des jeweiligen Mitarbeiters.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Die Zeiterfassung hängt an Aufgaben: Jeder Eintrag gehört zu einer Aufgabe. Ein Timer ohne Aufgabe wird beim Stoppen einer Aufgabe zugeordnet.
Einen Timer starten nur die Zuständigen einer Aufgabe. Wer nicht zugewiesen ist, muss erst hinzugefügt werden.
Das automatische Stoppen vergessener Timer und die E-Mail zu nicht abgerechneten Aufgaben brauchen den geplanten Job (Cron) auf dem Server.
Der Betrag zum Stundensatz des Mitarbeiters ist eine interne Kostenangabe. Auf die Rechnung kommt der Satz des Projekts oder der Aufgabe.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Kann ich Arbeitszeit in Zircon CRM nachträglich erfassen?
Ja. An der Aufgabe tragen Sie Start und Ende oder nur eine Dauer ein, in den Zeiteinträgen des Projekts wählen Sie die Aufgabe direkt mit aus. Läuft Ihr eigener Timer gerade an dieser Aufgabe, stoppen Sie ihn zuerst.
- 02
Was passiert in Zircon CRM mit abgerechneten Stunden?
Beim Speichern der Rechnung werden die Aufgaben als abgerechnet und erledigt markiert, ihre Zeit ist gesperrt. Einträge an erledigten Aufgaben lassen sich nicht bearbeiten, an abgerechneten nicht löschen. Löschen Sie die Rechnung oder die Position, sind die Aufgaben wieder abrechenbar.
- 03
Was macht Zircon CRM mit einem vergessenen Timer?
Sie können festlegen, dass laufende Timer nach einer bestimmten Stundenzahl enden. Die Endzeit ist dann auf Start plus diese Stunden begrenzt. Beim Abmelden mit laufendem Timer fragt das System nach, und Administratoren können jeden Timer stoppen.
- 04
Sieht der Kunde die aufgewendeten Stunden?
Nur wenn Sie es pro Projekt erlauben. Zircon CRM hat dafür drei getrennte Einstellungen: die Liste der Zeiteinträge, die erfasste Zeit an Aufgaben und Meilensteinen und die Finanzübersicht. Alle drei bleiben aus, bis Sie sie für das Projekt einschalten.
- 05
Kann Zircon CRM die internen Kosten der Arbeitszeit zeigen?
Ja. Der Stundensatz des Mitarbeiters wird mit jedem Zeiteintrag gespeichert. Sein Profil zeigt daher neben der erfassten Zeit auch den Betrag zu diesem Satz. Das ist eine interne Angabe, auf die Rechnung kommt der Satz des Projekts oder der Aufgabe.
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Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie die Zeitaufschreibungen eines Monats mit, gern als Tabellenexport. In der Demo zeigen wir, wie sie im Stundenbericht fürs Team aussehen und was davon auf die Rechnung käme.
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