Zircon CRM / Projekte & Arbeit
Läuft im Browser · DE / EN / HUAufgabenverwaltung dort, wo die Arbeit entsteht
In Zircon CRM hängt eine Aufgabe an dem Datensatz, zu dem sie gehört: an einem Projekt, einem Kunden, einer Rechnung, einem Ticket oder einem Lead. Sie bekommt Zuständige, eine Fälligkeit, eine Checkliste und einen Timer, und die Aufgabenverwaltung funktioniert als Liste und als Kanban-Board. Die Stunden abrechenbarer Aufgaben gehen direkt auf die Rechnung.
Liste und Kanban-BoardAn neun DatensatztypenTimer und abrechenbare Stunden
Kurz gesagt
Was umfasst die Aufgabenverwaltung in Zircon CRM?
Aufgabenverwaltung heißt, die Arbeit im Team zu verteilen, zu verfolgen und abzuschließen. In Zircon CRM hat jede Aufgabe Zuständige, eine Fälligkeit, eine Priorität und einen Status. Sie lässt sich mit Projekt, Kunde, Kostenvoranschlag, Rechnung, Ticket oder Lead verknüpfen und misst die Zeit per Timer. Sie arbeiten mit Liste oder Kanban-Board. Gedacht für Projekt-, Vertriebs- und Supportteams von Dienstleistern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Aufgabe ist da. Nur weiß niemand, wem sie gehört.
Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, liegen Ihre Aufgaben noch an zu vielen Orten.
- 01
Die Anfrage bleibt im Postfach hängen
Ein Kunde meldet, dass der Bestellvorgang in seinem Onlineshop hängt. Zwei Kollegen bekommen die E-Mail, und jeder glaubt, der andere kümmert sich.
- 02
Die Frist verstreicht unbemerkt
Die Aufgabe war gestern fällig. Weder die Zuständige noch der Projektleiter wurden erinnert, bis der Kunde nachgefragt hat.
- 03
Bewährte Schritte macht jeder anders
Die Checkliste vor dem Livegang steht in einem alten Dokument, das niemand öffnet. Jeder Livegang läuft ein bisschen anders.
- 04
Erledigte Arbeit wird nie abgerechnet
Die Aufgabe ist abgeschlossen, die Zeit dafür kommt aber nie auf der Rechnung an, weil beides in verschiedenen Systemen liegt.
Was es kann
Das kann die Aufgabenverwaltung in Zircon CRM.
Liste, Kanban-Board und der Reiter Aufgaben in jedem Datensatz zeigen dieselben Aufgaben, jeder Person nach ihren Rechten.
Aufgaben am Datensatz
Eine Aufgabe lässt sich mit neun Arten von Datensätzen verknüpfen: Projekt, Kunde, Rechnung, Kostenvoranschlag, Angebot, Vertrag, Ausgabe, Ticket oder Lead. Jeder dieser Datensätze hat einen Reiter Aufgaben, und eine dort angelegte Aufgabe ist bereits verknüpft.
Liste und Kanban-Board
In der Liste ändern Sie Status und Priorität direkt in der Zeile. Auf dem Kanban-Board ziehen Sie eine Karte in einen anderen Status. Die Karte zeigt Zuständige, verknüpften Datensatz, Checklisten-Fortschritt und Fälligkeit.
Checklisten aus Vorlagen
Sie zerlegen eine Aufgabe in Schritte, weisen Schritte verschiedenen Personen zu und sehen, wer sie abgehakt hat. Einen bewährten Schritt speichern Sie als Vorlage und fügen ihn mit einer Auswahl in die nächste Aufgabe ein.
Kommentare mit @Erwähnungen
Im Kommentar markieren Sie Kollegen mit @. Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail mit direktem Link. Dateien ziehen Sie in den Kommentar, Bilder erscheinen als Vorschau.
Timer und abrechenbare Stunden
Die Zuständigen starten den Timer per Knopfdruck oder tragen die Zeit nachträglich ein. Eine abrechenbare Aufgabe zeigt ihren Betrag zum Stundensatz. Auf der Rechnung wählen Sie aus den noch nicht abgerechneten Aufgaben.
Erinnerungen und Fristen
Zuständige werden eine einstellbare Anzahl von Tagen vor der Fälligkeit erinnert. Auf jede Aufgabe können Sie eine Erinnerung für sich selbst oder Kollegen setzen, auf Wunsch auch per E-Mail.
Filter und Massenaktionen
Sie bauen Filter aus Regeln wie Fälligkeit, Status, Zuständige oder abrechenbar, speichern sie, setzen einen als Standard oder teilen ihn mit dem Team. Für ausgewählte Aufgaben ändern Sie Status, Priorität, Zuständige oder Schlagwörter auf einmal.
So funktioniert es
Der Weg einer Aufgabe von der Zuweisung bis zur Rechnung.
- 01
Anlegen
Eine neue Aufgabe starten Sie in der Aufgabenliste, im Reiter Aufgaben eines Datensatzes, in einem Meilenstein oder aus einer Ticketnachricht. Sie geben Betreff, Fälligkeit, Priorität und Zuständige an und fügen die Checkliste ein.
- 02
Bearbeiten
Die zuständige Person startet den Timer. Ist die Option aktiv, wechselt die Aufgabe auf in Bearbeitung. Rückfragen klärt das Team im Kommentar mit @Erwähnung.
- 03
Abschließen
Wenn Sie die Aufgabe als erledigt markieren, stoppen laufende Timer, und Beobachter und Ersteller werden benachrichtigt. Ist die Projektaufgabe für den Kunden freigegeben, erfährt er es auch.
- 04
Abrechnen
Auf der Rechnung wählen Sie erledigte, abrechenbare Aufgaben, Stunden und Stundensätze werden übernommen. Die Aufgabe ist danach als abgerechnet gesperrt. Entfernen Sie die Rechnungsposition, ist sie wieder abrechenbar.
Kontrolle
Wer eine Aufgabe sieht und wer sie bewegen darf.
Private und öffentliche Aufgaben
Standardmäßig sehen eine Aufgabe ihre Zuständigen, Beobachter und Ersteller, Administratoren und Mitarbeiter mit globalem Ansichtsrecht. Eine als öffentlich markierte Aufgabe erscheint bei allen Mitarbeitern.
Status, Timer, Kanban-Karten
Den Status ändern Zuständige, Ersteller und Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht. Einen Timer starten nur Zuständige. Kanban-Karten verschieben Zuständige, Ersteller und Administratoren.
Der Kunde bei Projektaufgaben
Pro Projekt entscheiden Sie, ob der Kunde im Kundenportal Aufgaben sieht, kommentiert und neue anlegt. Er sieht nur Projektaufgaben, die für den Kunden sichtbar markiert sind.
Arbeitet zusammen mit
Wo Aufgaben weiterleben.
- ProjektmanagementProjektaufgaben werden Meilensteinen zugeordnet und erscheinen im Gantt-Diagramm.
- Zeiterfassungjeder Timer und jeder Zeiteintrag gehört zu einer Aufgabe.
- Wiederkehrende AufgabenRoutinearbeit bekommt nach Plan eine neue Kopie mit denselben Zuständigen und derselben Checkliste.
- Ticketsystem und Helpdeskaus einer Ticketnachricht wird eine Aufgabe mit Betreff, Text und Anhängen.
- Rechnungendie Stunden abrechenbarer, noch nicht abgerechneter Aufgaben werden zu Rechnungspositionen.
- MCP-Server für KI-AssistentenClaude oder Cursor legt Aufgaben an, kommentiert, hakt Checklisten ab und erfasst Zeit, mit den Rechten des jeweiligen Mitarbeiters.
Ehrlich gesagt
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Fristerinnerungen, die wöchentliche E-Mail zu erledigten, aber nicht abgerechneten Aufgaben und das automatische Stoppen vergessener Timer brauchen den geplanten Job (Cron) auf dem Server.
Abrechenbare Beträge und Abrechnungsfilter sehen nur Mitarbeiter, die Rechnungen anlegen dürfen.
Anhänge aus Google Drive und Dropbox brauchen einen Google-API-Schlüssel bzw. einen Dropbox-App-Schlüssel in den Einstellungen.
Aufgaben haben fünf Status und vier Prioritäten. Weitere Status oder Prioritäten kommen nur über ein Zusatzmodul.
Bevor Sie schreiben
Berechtigte Fragen. Ehrliche Antworten.
- 01
Wie wird in Zircon CRM aus einem Ticket eine Aufgabe?
An der Ticketnachricht oder an jeder Antwort öffnet die Umwandlung in eine Aufgabe eine neue Aufgabe, die bereits mit dem Ticket verknüpft ist. Der Betreff kommt aus dem Ticket, die Beschreibung aus der Nachricht, die Anhänge werden kopiert. Im Reiter Aufgaben des Tickets sehen Sie den Fortschritt.
- 02
Können mehrere Personen gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten?
Ja. In Zircon CRM kann eine Aufgabe mehrere Zuständige haben, jeder kann darauf einen Timer laufen lassen, und das Aufgabenfenster zeigt, wer gerade daran arbeitet. Einzelne Checklistenpunkte lassen sich verschiedenen Personen zuweisen.
- 03
Was ist der Unterschied zwischen Zuständigen und Beobachtern einer Aufgabe in Zircon CRM?
Zuständige erledigen die Arbeit, starten den Timer und bekommen die Fristerinnerung. Beobachter werden nur über Kommentare und Statuswechsel informiert. Für Account Manager oder Teamleiter reicht das oft.
- 04
Sieht der Kunde unsere internen Aufgaben?
Nein. Das Kundenportal von Zircon CRM zeigt nur Aufgaben aus Projekten, für die Sie es freigegeben haben, und davon nur die als für den Kunden sichtbar markierten. Aufgaben an anderen Datensätzen und private Aufgaben erscheinen nie.
- 05
Wie sehe ich, ob Aufgaben pünktlich erledigt wurden?
Der Bericht Aufgabenübersicht in Zircon CRM zeigt Aufgaben Monat für Monat, gefiltert nach Mitarbeiter, Status und Jahr. Bei erledigten Aufgaben mit Fälligkeit sagt eine Spalte, ob sie pünktlich fertig wurden, daneben erfasste Zeit und Checklisten-Fortschritt.
Sprechen wir.
Das erste Gespräch ist unverbindlich
Ein Mensch antwortet — kein Bot
Bringen Sie eine Woche Ihrer aktuellen Aufgaben mit, aus einer Tabelle oder direkt aus dem Postfach. In der Demo legen wir sie auf ein Kanban-Board und zeigen, wie die Stunden einer erledigten Aufgabe auf die Rechnung kommen.
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