Kurz gesagt
Was sich in einem Unternehmen zu automatisieren lohnt, entscheidet die Messung, nicht das Bauchgefühl. Die KI-Potenzial-Analyse von Zircon dauert zwei Wochen: Wir sprechen mit dem Team, erfassen die Prozesse, messen, wo Zeit in Handarbeit verloren geht, und ordnen, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht. Für das Unternehmen sind das etwa zwei Arbeitstage.
Das Wichtigste
- Automatisieren lohnt sich dort, wo viel wiederkehrende, regelbasierte Handarbeit anfällt und die Daten schon digital vorliegen.
- Die lauteste Beschwerde ist nicht immer der größte Zeitverlust, deshalb wird vor der Entscheidung gemessen.
- Die KI-Potenzial-Analyse dauert zwei Wochen und braucht vom Unternehmen etwa zwei Arbeitstage.
- Am Ende der Analyse erhalten Sie einen Festpreis für den nächsten Schritt, bevor sich jemand festlegt.
- Unsere Haltung: erst messen, dann bauen, und immer ein Prozess nach dem anderen.
Was lohnt sich in einem Unternehmen zu automatisieren?
Automatisieren lohnt sich, was sich oft wiederholt, nach Regeln abläuft und dessen Daten schon digital vorliegen: eingehende Rechnungen, Bestellungen, Angebote, E-Mails, regelmäßige Berichte. Nicht lohnt es sich bei dem, was selten vorkommt, jedes Mal anders ist oder menschliches Abwägen braucht.
In der Praxis ist die Grenze selten so klar. Eine Aufgabe kann lästig sein und sich trotzdem nicht lohnen, weil sie einmal im Monat vorkommt. Eine andere wirkt nebensächlich, wiederholt sich aber hundertmal am Tag. Diese Anzeichen helfen bei der Einordnung.
| Anzeichen | Eher automatisieren | Eher nicht |
|---|---|---|
| Häufigkeit | mehrmals täglich oder wöchentlich | ein- oder zweimal im Monat |
| Regeln | man kann aufschreiben, wann was zu tun ist | jeder Fall ist anders |
| Daten | in einer E-Mail, einem PDF, einer Tabelle oder einem System | auf Papier oder im Kopf einer Person |
| Art der Arbeit | Daten von einer Stelle zur anderen kopieren | abwägen, verhandeln, Beziehungen pflegen |
| Der Prozess | stabil, alle machen es gleich | ändert sich gerade noch |
- Häufigkeit
- Eher automatisierenmehrmals täglich oder wöchentlich
- Eher nichtein- oder zweimal im Monat
- Regeln
- Eher automatisierenman kann aufschreiben, wann was zu tun ist
- Eher nichtjeder Fall ist anders
- Daten
- Eher automatisierenin einer E-Mail, einem PDF, einer Tabelle oder einem System
- Eher nichtauf Papier oder im Kopf einer Person
- Art der Arbeit
- Eher automatisierenDaten von einer Stelle zur anderen kopieren
- Eher nichtabwägen, verhandeln, Beziehungen pflegen
- Der Prozess
- Eher automatisierenstabil, alle machen es gleich
- Eher nichtändert sich gerade noch
Es kann auch herauskommen, dass eine Aufgabe gar keine künstliche Intelligenz braucht, sondern eine einfache Regel oder eine Einstellung in einer Software, die Sie schon haben. Auch das ist ein gutes Ergebnis.
Warum messen, bevor man automatisiert?
Weil das Bauchgefühl das lauteste Problem wählt, nicht das teuerste. Die Messung macht aus Meinungen Arbeitsstunden, und Arbeitsstunden lassen sich vergleichen.
Laut den Eurostat-Daten für 2025 nutzten 19,95 Prozent der EU-Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten irgendeine KI-Technologie. Bei kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten lag der Anteil bei 17, bei mittleren mit 50 bis 249 Beschäftigten bei 30,36 Prozent. EU-Unternehmen, die einen Einsatz erwogen, aber nicht umgesetzt haben, nannten als Grund am häufigsten fehlendes Fachwissen: 70,89 Prozent von ihnen. Unserer Meinung nach heißt fehlendes Fachwissen oft einfach, dass niemand sagen kann, wo man anfangen soll. Dafür ist die Messung da.
Wie läuft die KI-Potenzial-Analyse ab?
Die KI-Potenzial-Analyse ist die zweiwöchige Bestandsaufnahme von Zircon, die zeigt, was sich in einem Unternehmen zu automatisieren lohnt und was nicht. Sie hat vier Schritte.
- 01
Wir sprechen mit dem Team. Uns interessiert der Prozess so, wie er wirklich läuft, nicht wie er in einer Beschreibung steht.
- 02
Wir erfassen die Prozesse. Woher die Daten kommen, wer was damit macht, in welchem System sie landen und wo sie von Hand von einer Stelle zur anderen kopiert werden.
- 03
Wir messen, wo Zeit in Handarbeit verloren geht. Wie oft eine Aufgabe vorkommt und wie lange sie jedes Mal dauert.
- 04
Wir ordnen, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht. Die Rangliste sagt auch, womit Sie sich jetzt nicht befassen sollten.
Auf Kundenseite sind das etwa zwei Arbeitstage Aufwand. Der Rest der zwei Wochen ist unsere Arbeit.
Was passiert nach den zwei Wochen?
Am Ende der Analyse nennen wir einen Festpreis für den nächsten Schritt, bevor sich jemand festlegt. Geht das Unternehmen weiter, folgt der Sprint: die KI-Automatisierung eines einzigen Prozesses von Anfang bis Ende, angebunden an die Tools, die das Unternehmen schon nutzt.
Wo es um Geld oder Kunden geht, bauen wir Prüfregeln, ein Protokoll jedes Schritts und eine menschliche Freigabe ein. Den Knopf drückt ein Mensch.
Nach dem Sprint folgt die Übergabe mit bis zu 30 Tagen Nachbetreuung, danach der Betrieb: Wir betreuen das System auch nach dem Go-live. So bleiben Messen, Bauen und Betreiben in einer Hand.
Was heißt das für ein Unternehmen mit 10 bis 250 Personen?
In einem Unternehmen mit 10 bis 250 Personen gibt es selten jemanden, dessen Aufgabe es ist, Prozesse zu messen. Deshalb fällt die Entscheidung über Automatisierung oft aus dem Bauch heraus: Jemand hat eine gute Demo gesehen oder hat genug von einer Tabelle. Das ist verständlich, kann aber teuer werden, wenn man mit dem falschen Prozess anfängt.
Unser Rat: Kaufen Sie kein neues Tool und starten Sie kein großes Projekt, solange Sie nicht wissen, wo die Zeit verloren geht. Beginnen Sie mit einem einzigen Prozess, dessen Nutzen Sie in Arbeitsstunden benennen können. Wenn der läuft, kommt der nächste. So arbeiten wir auch: erst messen, dann bauen, ein Prozess nach dem anderen.