Kurz gesagt
Automatisierte Angebotserstellung heißt: Ein System erstellt aus der eingehenden Anfrage, der aktuellen Preisliste und früheren Angeboten einen Angebotsentwurf. Der Vertrieb prüft, korrigiert und verschickt ihn. Suchen und Abtippen gehen schneller, über Preis, Rabatt und Versand entscheidet weiterhin ein Mensch.
Das Wichtigste
- Bei einem von Hand erstellten Angebot geht viel Zeit für Suchen und Kopieren drauf: Preisliste, altes Angebot, Konditionen.
- Die Automatisierung übernimmt diesen Teil. Sie erstellt einen Entwurf, sie verschickt kein Angebot.
- Ein verschicktes Angebot ist eine Zusage im Namen des Unternehmens, deshalb bleibt der Senden-Knopf beim Vertrieb.
- Ohne Prüfregeln, Protokoll und menschliche Freigabe sollte das nicht live gehen.
- Unserer Meinung nach ist die Angebotserstellung ein guter erster Prozess für die Automatisierung: Sie enthält viel wiederkehrende Arbeit, und es lässt sich gut messen, wie viel Zeit sie heute kostet.
Wie entsteht ein Angebot von Hand?
In vielen Großhandels-, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen wird ein Angebot von Hand aus Excel und alten Angeboten zusammengestellt. Der Ablauf sieht meist so aus:
- 01
Die Anfrage kommt per E-Mail, Telefon oder über ein Webformular, oft als Freitext.
- 02
Der Vertrieb sucht die Positionen in der Preisliste und prüft die Artikelnummern.
- 03
Er holt das letzte ähnliche Angebot für diesen Kunden hervor, um zu sehen, welchen Preis und Rabatt der Kunde bekommen hat.
- 04
Er kopiert Positionen, Mengen, Liefer- und Zahlungsbedingungen in eine Vorlage.
- 05
Er prüft, verschickt und notiert irgendwo, dass das Angebot raus ist.
Davon ist nur ein Schritt die Entscheidung, also Preis und Rabatt festzulegen. Der Rest ist Suchen, Kopieren und Abtippen. In genau diesen Schritten schleichen sich auch Fehler ein: eine vertippte Menge, ein alter Preis, eine falsche Artikelnummer.
Was genau macht die automatisierte Angebotserstellung?
Automatisierte Angebotserstellung ist ein Prozess, der aus der eingehenden Anfrage, der Preisliste und früheren Angeboten einen Angebotsentwurf zusammenstellt und ihn dem Vertrieb zur Freigabe vorlegt. Der Entwurf entsteht in derselben Vorlage und im selben System, das das Unternehmen heute schon nutzt.
Schritt für Schritt:
- 01
Eingang. Das System beobachtet die E-Mail-Adresse oder das Formular, über das Angebotsanfragen hereinkommen.
- 02
Auslesen. Künstliche Intelligenz liest aus der Anfrage, wer was in welcher Menge bis wann möchte. Hier hilft sie wirklich: Einen Satz wie „wir bräuchten vierzig Kartons vom Üblichen Anfang nächster Woche“ macht sie zu Positionen.
- 03
Abgleich. Sie gleicht die Positionen mit der aktuellen Preisliste und den Artikelnummern ab. Wo ein Treffer unsicher ist, markiert sie ihn, statt zu raten.
- 04
Historie. Sie sieht sich frühere Angebote und Bestellungen des Kunden an: welchen Preis, welchen Rabatt und welche Konditionen er bekommen hat.
- 05
Entwurf. Sie erstellt den Angebotsentwurf in der gewohnten Vorlage, im CRM oder im Rechnungsprogramm.
- 06
Prüfung. Die Regeln laufen: Preis laut Preisliste, Rabattrahmen, existierende Positionen.
- 07
Freigabe. Der Vertrieb prüft, korrigiert und verschickt das Angebot selbst. Jeder Schritt wird protokolliert.
Was unterscheidet einen automatisierten Angebotsentwurf von einer CRM-Vorlage?
Eine CRM-Vorlage füllt die Daten aus, die schon jemand erfasst hat. Die Automatisierung stellt die Positionen selbst aus der eingehenden Anfrage zusammen. Das eine schließt das andere nicht aus: Der Entwurf kann genau in der bestehenden CRM-Vorlage entstehen.
Laut den Hilfeseiten von HubSpot startet ein Angebot meist vom Datensatz eines Deals, übernimmt dessen Positionen, lässt sich aus der Produktbibliothek ergänzen und kann eine Freigabe verlangen. Die Smart-Docs-Vorlagen von Pipedrive werden mit den Feldern des Deals und den verknüpften Produkten gefüllt. Beides beschleunigt, wenn die Positionen schon im System sind. Die Frage ist, wer sie einträgt.
| Excel und alte Angebote | Vorlage im CRM | Automatisierter Angebotsentwurf | |
|---|---|---|---|
| Wer trägt die Positionen ein? | der Vertrieb, von Hand | der Vertrieb, im CRM | das System, aus der Anfrage |
| Woher kommt der Preis? | Preisliste, alte Datei, Gedächtnis | die Produktbibliothek | die Preisliste und die Historie des Kunden |
| Anfrage als Freitext | von Hand zu verarbeiten | von Hand zu verarbeiten | wird zu Positionen, Unsicheres markiert |
| Wer verschickt es? | der Vertrieb | der Vertrieb | der Vertrieb |
- Wer trägt die Positionen ein?
- Excel und alte Angeboteder Vertrieb, von Hand
- Vorlage im CRMder Vertrieb, im CRM
- Automatisierter Angebotsentwurfdas System, aus der Anfrage
- Woher kommt der Preis?
- Excel und alte AngebotePreisliste, alte Datei, Gedächtnis
- Vorlage im CRMdie Produktbibliothek
- Automatisierter Angebotsentwurfdie Preisliste und die Historie des Kunden
- Anfrage als Freitext
- Excel und alte Angebotevon Hand zu verarbeiten
- Vorlage im CRMvon Hand zu verarbeiten
- Automatisierter Angebotsentwurfwird zu Positionen, Unsicheres markiert
- Wer verschickt es?
- Excel und alte Angeboteder Vertrieb
- Vorlage im CRMder Vertrieb
- Automatisierter Angebotsentwurfder Vertrieb
Warum bleiben Entscheidung und Preis beim Vertrieb?
Ein Angebot ist eine Zusage im Namen des Unternehmens: Preis, Frist, Konditionen. Nach § 6:64 Absatz 1 des ungarischen Zivilgesetzbuchs bleibt an seine Erklärung gebunden, wer eine Erklärung abgibt, die den Willen zum Vertragsschluss eindeutig ausdrückt und die wesentlichen Punkte umfasst (zitiert in einer Studie der Miskolci Jogi Szemle von 2021). Ein detailliertes Angebot kann das Unternehmen also binden. Dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Dazu kommt: Künstliche Intelligenz kann sich irren. Sie kann eine Menge falsch lesen oder eine Position mit ähnlichem Namen zuordnen. Deshalb bauen wir drei Sicherungen ein:
- Prüfregeln: Ohne Freigabe darf der Preis nicht unter das eingestellte Minimum, der Rabatt nicht über den Rahmen des Kunden, und jede Position muss in der Preisliste stehen.
- Protokoll: Jeder Schritt ist nachvollziehbar, von der eingehenden Anfrage bis zur Freigabe.
- Menschliche Freigabe: Nichts geht an den Kunden, bevor der Vertrieb auf Senden gedrückt hat.
Die Geschwindigkeit steckt also im Entwurf. Die Verantwortung bleibt, wo sie war: beim Vertrieb.
Für welche Unternehmen lohnt es sich, Angebote zu automatisieren?
Es lohnt sich, wenn viele ähnlich aufgebaute Angebote rausgehen und es eine gepflegte Preisliste gibt. Typisch sind der Großhandel, Hersteller, die aus einem Katalog arbeiten, und Dienstleister, die nach Paketen oder Einzelposten kalkulieren.
Weniger lohnt es sich, wenn im Monat nur wenige Angebote entstehen oder jedes Angebot eine individuelle Planungsarbeit ist. Auch dort kann der Entwurf helfen, der Gewinn ist aber kleiner. Bevor wir etwas bauen, lohnt es sich zu messen:
- wie viele Angebote im Monat rausgehen;
- wie viel Zeit zwischen Anfrage und Versand vergeht;
- wie viele Angebote nachträglich korrigiert werden müssen, und warum;
- wo die Preisliste heute liegt und wie aktuell sie ist.
Was heißt das für ein Unternehmen mit 10 bis 250 Personen?
Ein Unternehmen mit 10 bis 250 Personen muss keine neue Angebotssoftware kaufen, damit Angebote schneller rausgehen. Die Automatisierung wird neben die vorhandenen Werkzeuge gebaut. So würden wir vorgehen:
- 01
KI-Potenzial-Analyse (zwei Wochen): Wir sehen uns an, wie Angebote heute entstehen, wo die Preisliste liegt und in welcher Form Anfragen kommen, und messen den Ausgangszustand.
- 02
Sprint: Wir bauen einen Prozess, die Erstellung des Angebotsentwurfs, von Anfang bis Ende, angebunden an die vorhandenen Systeme, zum Beispiel Pipedrive, HubSpot, MiniCRM, SAP Business One, Számlázz.hu, Billingo, Excel oder Google Sheets.
- 03
Übergabe und Nachbetreuung: bis zu 30 Tage Nachbetreuung, in denen sich das Team an den Freigabeschritt gewöhnt.
- 04
Betrieb: Nach dem Go-live betreiben, überwachen und aktualisieren wir das System.
Die Daten bleiben auf europäischen Servern, in Ungarn, Deutschland oder Finnland. Die KI-Modelle von Anthropic, Google oder OpenAI nutzen wir zu Bedingungen, unter denen der Anbieter die Daten nicht speichert.
Womit Sie nicht anfangen sollten: damit, dass das System Angebote selbst verschickt, und mit der kompliziertesten, individuellen Projektkalkulation. Und wenn die Preisliste in drei verschiedenen Excel-Dateien lebt, bringen Sie zuerst das in Ordnung. Mehr dazu, wie wir KI-Automatisierung bauen, finden Sie auf unserer Website.