Röviden
Hogy mit érdemes automatizálni egy cégben, azt mérés dönti el, nem megérzés. A Zircon AI Potential Audit két hét: beszélgetünk a csapattal, feltérképezzük a folyamatokat, megmérjük, hol megy el az idő kézi munkára, és rangsoroljuk, mit érdemes automatizálni és mit nem. A cég oldaláról ez nagyjából két munkanap.
A lényeg
- Automatizálni ott érdemes, ahol sok, ismétlődő, szabályokkal leírható kézi munka van, és az adat már digitálisan megvan.
- A leghangosabb panasz nem mindig a legnagyobb időveszteség, ezért a döntés előtt mérni kell.
- Az AI Potential Audit két hétig tart, és a cég oldaláról nagyjából két munkanapot kér.
- Az audit végén a következő lépésre fix árat kapsz, mielőtt bárki elköteleződne.
- A mi véleményünk: előbb mérünk, utána építünk, és egyszerre egy folyamatot.
Mit érdemes automatizálni egy cégben?
Azt érdemes automatizálni, ami gyakran ismétlődik, szabályokkal leírható, és az adat hozzá már digitálisan megvan: beérkező számlák, megrendelések, árajánlatok, levelek, rendszeres riportok. Azt nem érdemes, ami ritka, minden alkalommal más, vagy ahol a döntéshez emberi mérlegelés kell.
A határ a gyakorlatban ritkán ilyen tiszta. Egy feladat lehet bosszantó, és mégsem éri meg automatizálni, mert havonta egyszer fordul elő. Egy másik apróságnak tűnik, de naponta százszor ismétlődik. Az alábbi jelek segítenek eligazodni.
| Jel | Inkább érdemes automatizálni | Inkább nem érdemes |
|---|---|---|
| Gyakoriság | naponta, hetente sokszor | havonta egy vagy két alkalommal |
| Szabályok | le lehet írni, mikor mi a teendő | minden eset egyedi |
| Adat | emailben, PDF fájlban, táblázatban vagy rendszerben van | papíron vagy valakinek a fejében van |
| A munka jellege | adat másolása egyik helyről a másikra | mérlegelés, tárgyalás, kapcsolattartás |
| A folyamat | stabil, mindenki ugyanúgy csinálja | most is változik |
- Gyakoriság
- Inkább érdemes automatizálninaponta, hetente sokszor
- Inkább nem érdemeshavonta egy vagy két alkalommal
- Szabályok
- Inkább érdemes automatizálnile lehet írni, mikor mi a teendő
- Inkább nem érdemesminden eset egyedi
- Adat
- Inkább érdemes automatizálniemailben, PDF fájlban, táblázatban vagy rendszerben van
- Inkább nem érdemespapíron vagy valakinek a fejében van
- A munka jellege
- Inkább érdemes automatizálniadat másolása egyik helyről a másikra
- Inkább nem érdemesmérlegelés, tárgyalás, kapcsolattartás
- A folyamat
- Inkább érdemes automatizálnistabil, mindenki ugyanúgy csinálja
- Inkább nem érdemesmost is változik
Az is előfordulhat, hogy egy feladathoz nem is mesterséges intelligencia kell, hanem egy egyszerű szabály vagy egy meglévő program egy beállítása. Ez is jó eredmény.
Miért kell mérni, mielőtt automatizálunk?
Azért, mert a megérzés a leghangosabb problémát választja, nem a legdrágábbat. A mérés a véleményekből munkaórát csinál, a munkaórák pedig már összevethetők egymással.
Az Eurostat 2025. évi adatai szerint az EU legalább 10 főt foglalkoztató vállalkozásainak 19,95 százaléka használt valamilyen AI technológiát. A 10 és 49 fő közötti kis cégeknél ez az arány 17, az 50 és 249 fő közötti közepes cégeknél 30,36 százalék volt. Az uniós cégek közül azok, amelyek fontolgatták a bevezetést, de végül nem vágtak bele, leggyakrabban a szakértelem hiányát nevezték meg okként: 70,89 százalékuk. Szerintünk a szakértelem hiánya sokszor egyszerűen azt jelenti, hogy senki nem tudja megmondani, hol kezdjék. Erre való a mérés.
Hogyan zajlik az AI Potential Audit?
Az AI Potential Audit a Zircon kéthetes felmérése, amely megmutatja, mit érdemes automatizálni egy cégben, és mit nem. Négy lépésből áll.
- 01
Beszélgetünk a csapattal. A folyamat úgy érdekel minket, ahogy a valóságban zajlik, nem úgy, ahogy egy leírásban szerepel.
- 02
Feltérképezzük a folyamatokat. Honnan jön az adat, ki mit csinál vele, melyik rendszerbe kerül, és hol másolják kézzel egyik helyről a másikra.
- 03
Megmérjük, hol megy el az idő kézi munkára. Milyen gyakran fordul elő egy feladat, és mennyi ideig tart egyszer.
- 04
Rangsoroljuk, mit érdemes automatizálni és mit nem. A rangsor azt is kimondja, mivel nem érdemes most foglalkozni.
Az ügyfél oldaláról ez nagyjából két munkanap ráfordítás. A két hét többi része a mi munkánk.
Mi történik a két hét után?
Az audit végén a következő lépésre fix árat adunk, mielőtt bárki elköteleződne. Ha a cég továbblép, a Sprint következik: egyetlen folyamat AI automatizálása az elejétől a végéig, azokhoz az eszközökhöz kötve, amelyeket a cég már használ.
Ahol pénz vagy ügyfél van a dologban, oda ellenőrző szabályokat, minden lépésről naplót és emberi jóváhagyást építünk. A gombot ember nyomja meg.
A Sprint után jön az átadás, legfeljebb 30 nap utógondozással, majd az üzemeltetés: a rendszert az élesítés után is mi visszük. Így a mérés, az építés és a működtetés egy kézben marad.
Mit jelent ez egy 10 és 250 fős cégnek?
Egy 10 és 250 fős cégnél ritkán van olyan ember, akinek az a dolga, hogy a folyamatokat mérje. Ezért az automatizálásról szóló döntés gyakran megérzésből születik: valaki látott egy jó bemutatót, vagy elege lett egy táblázatból. Ez érthető, csak drága lehet, ha a rossz folyamattal kezdtek.
A javaslatunk: ne vegyetek új eszközt, és ne indítsatok nagy projektet, amíg nem tudjátok, hol megy el az idő. Kezdjétek egyetlen folyamattal, amelynek a hasznát munkaórában meg tudjátok mondani. Ha az működik, jöhet a következő. Mi is így dolgozunk: előbb mérünk, utána építünk, egyszerre egy folyamatot.