Röviden
Az ajánlatkészítés automatizálása azt jelenti, hogy egy rendszer a beérkező kérésből, az aktuális árlistából és a korábbi ajánlatokból ajánlattervezetet készít. Az értékesítő átnézi, javítja és elküldi. A keresgélés és a gépelés gyorsul, az árról, a kedvezményről és a küldésről továbbra is ember dönt.
A lényeg
- Egy kézzel készült árajánlatnál sok idő megy el keresgélésre és másolásra: árlista, régi ajánlat, feltételek.
- Az automatizálás ezt a részt veszi át. Tervezetet készít, ajánlatot nem küld.
- Az elküldött ajánlat a cég nevében tett vállalás, ezért a küldés gomb az értékesítőnél marad.
- Ellenőrzési szabályok, napló és emberi jóváhagyás nélkül nem érdemes élesíteni.
- Szerintünk az ajánlatkészítés jó első folyamat az automatizáláshoz: sok benne az ismétlődő munka, és jól mérhető, mennyi idő megy el rá ma.
Hogyan készül kézzel egy árajánlat?
Sok nagykereskedésnél, gyártónál és szolgáltató cégnél az árajánlat Excelből és régi ajánlatokból áll össze, kézzel. A folyamat jellemzően így néz ki:
- 01
Beérkezik a kérés emailben, telefonon vagy egy webes űrlapon, sokszor szabad szövegként.
- 02
Az értékesítő kikeresi a tételeket az árlistából, és ellenőrzi a cikkszámokat.
- 03
Előveszi a vevő legutóbbi hasonló ajánlatát, hogy lássa, milyen árat és kedvezményt kapott.
- 04
Átmásolja a tételeket, a mennyiségeket, a szállítási és a fizetési feltételeket egy sablonba.
- 05
Átnézi, elküldi, és feljegyzi valahol, hogy az ajánlat kiment.
Ebből a döntés, vagyis az ár és a kedvezmény meghatározása, csak egy lépés. A többi keresgélés, másolás és gépelés. Ezekben a lépésekben csúszhat be hiba is: elírt mennyiség, régi ár, rossz cikkszám.
Mit csinál pontosan az ajánlatkészítés automatizálása?
Az ajánlatkészítés automatizálása olyan folyamat, amely a beérkező kérésből, az árlistából és a korábbi ajánlatokból ajánlattervezetet állít össze, és jóváhagyásra az értékesítő elé teszi. A tervezet ugyanabban a sablonban és ugyanabban a rendszerben készül, amit a cég most is használ.
Lépésről lépésre:
- 01
Beolvasás. A rendszer figyeli az ajánlatkéréseket fogadó email címet vagy űrlapot.
- 02
Értelmezés. A mesterséges intelligencia kiolvassa a kérésből, ki kér, mit, mennyit és mikorra. Itt segít igazán: egy „kellene negyven doboz a szokásosból jövő hét elejére” típusú mondatot tételekké alakít.
- 03
Párosítás. A tételeket összeveti az aktuális árlistával és a cikkszámokkal. Ahol nem biztos a találat, megjelöli, nem találgat.
- 04
Előzmények. Megnézi a vevő korábbi ajánlatait és rendeléseit: milyen árat, kedvezményt és feltételeket kapott.
- 05
Tervezet. Elkészíti az ajánlattervezetet a megszokott sablonban, a CRM rendszerben vagy a számlázóban.
- 06
Ellenőrzés. Lefutnak a szabályok: árlista szerinti ár, kedvezménykeret, létező tételek.
- 07
Jóváhagyás. Az értékesítő átnézi, javít, és ő küldi el. Minden lépés naplóba kerül.
Miben más az automatizált ajánlattervezet, mint egy CRM sablon?
A CRM sablon azokat az adatokat tölti ki, amelyeket valaki már rögzített. Az automatizálás a beérkező kérésből maga állítja össze a tételeket. A kettő nem zárja ki egymást: a tervezet készülhet éppen a meglévő CRM sablonba.
A HubSpot súgója szerint az árajánlat jellemzően egy üzleti lehetőség adatlapjáról indul, a tételeket onnan veszi át, kiegészíthető a terméktárból, és kérhető hozzá jóváhagyás. A Pipedrive Smart Docs sablonjai az üzleti lehetőség mezőivel és a hozzá kapcsolt termékekkel töltődnek ki. Mindkettő gyorsít, ha a tételek már bent vannak a rendszerben. A kérdés az, ki viszi be őket.
| Excel és régi ajánlat | Sablon a CRM rendszerben | Automatizált ajánlattervezet | |
|---|---|---|---|
| Ki viszi be a tételeket? | az értékesítő, kézzel | az értékesítő, a CRM rendszerbe | a rendszer, a kérésből |
| Honnan jön az ár? | árlista, régi fájl, emlékezet | a terméktár | az árlista és a vevő előzményei |
| Szabad szöveges kérés | kézzel kell feldolgozni | kézzel kell feldolgozni | tételekké alakítja, a bizonytalant jelöli |
| Ki küldi el? | az értékesítő | az értékesítő | az értékesítő |
- Ki viszi be a tételeket?
- Excel és régi ajánlataz értékesítő, kézzel
- Sablon a CRM rendszerbenaz értékesítő, a CRM rendszerbe
- Automatizált ajánlattervezeta rendszer, a kérésből
- Honnan jön az ár?
- Excel és régi ajánlatárlista, régi fájl, emlékezet
- Sablon a CRM rendszerbena terméktár
- Automatizált ajánlattervezetaz árlista és a vevő előzményei
- Szabad szöveges kérés
- Excel és régi ajánlatkézzel kell feldolgozni
- Sablon a CRM rendszerbenkézzel kell feldolgozni
- Automatizált ajánlattervezettételekké alakítja, a bizonytalant jelöli
- Ki küldi el?
- Excel és régi ajánlataz értékesítő
- Sablon a CRM rendszerbenaz értékesítő
- Automatizált ajánlattervezetaz értékesítő
Miért marad a döntés és az ár az értékesítőnél?
Az árajánlat a cég nevében tett vállalás: ár, határidő, feltételek. A Polgári Törvénykönyv 6:64. § (1) bekezdése szerint aki szerződéskötési szándékát egyértelműen kifejező, a lényeges kérdésekre kiterjedő nyilatkozatot tesz, ahhoz kötve marad (a Miskolci Jogi Szemle 2021. évi tanulmányának idézésében). Egy részletes árajánlat tehát kötelezheti a céget. Ez általános tájékoztatás, nem jogi tanács.
A mesterséges intelligencia ráadásul tévedhet: félreolvashat egy mennyiséget, vagy egy hasonló nevű tételt párosíthat. Ezért három korlátot építünk be:
- Ellenőrzési szabályok: az ár jóváhagyás nélkül nem mehet a beállított minimum alá, a kedvezmény nem lépheti át a vevő keretét, és minden tételnek szerepelnie kell az árlistában.
- Napló: minden lépés visszakereshető, a beérkező kéréstől a jóváhagyásig.
- Emberi jóváhagyás: semmi nem megy ki a vevőnek, amíg az értékesítő meg nem nyomta a küldés gombot.
A gyorsaság így a tervezetben van. A felelősség ott marad, ahol eddig: az értékesítőnél.
Milyen cégnél éri meg automatizálni az ajánlatkészítést?
Akkor éri meg, ha sok, hasonló szerkezetű ajánlat megy ki, és van karbantartott árlista. Tipikusan ilyen a nagykereskedés, a katalógusból dolgozó gyártó és az a szolgáltató, amelyik csomagokból vagy tételes díjakból áraz.
Kevésbé éri meg, ha havonta csak néhány ajánlat készül, vagy ha minden ajánlat egyedi tervezési munka. Ott is segíthet a tervezet, de a nyereség kisebb. Mielőtt bármit építenénk, érdemes megmérni:
- hány ajánlat megy ki egy hónapban;
- mennyi idő telik el a kéréstől a küldésig;
- hány ajánlatot kell utólag javítani, és miért;
- hol van ma az árlista, és mennyire friss.
Mit jelent ez egy 10 és 250 fős cégnek?
Egy 10 és 250 fős cégnek nem kell új ajánlatkezelő szoftvert vennie ahhoz, hogy gyorsabban menjenek ki az ajánlatok. Az automatizálás a meglévő eszközök mellé épül. Mi így csinálnánk:
- 01
AI Potential Audit (két hét): megnézzük, hogyan készül ma az ajánlat, hol van az árlista, milyen formában jönnek a kérések, és megmérjük a kiinduló állapotot.
- 02
Sprint: egy folyamatot, az ajánlattervezet elkészítését építjük meg az elejétől a végéig, a meglévő rendszerekhez kötve, például Pipedrive, HubSpot, MiniCRM, SAP Business One, Számlázz.hu, Billingo, Excel vagy Google Sheets.
- 03
Átadás és utógondozás: legfeljebb 30 napig utógondozzuk, ezalatt a csapat megszokja a jóváhagyási lépést.
- 04
Operations: az élesítés után üzemeltetjük, figyeljük és frissítjük.
Az adatok európai szervereken maradnak, Magyarországon, Németországban vagy Finnországban. A mesterséges intelligencia modelleket az Anthropic, a Google vagy az OpenAI olyan feltételeivel használjuk, amelyek mellett a szolgáltató nem őrzi meg az adatokat.
Amivel nem érdemes kezdeni: azzal, hogy a rendszer magától küldjön ajánlatot, és a legbonyolultabb, egyedi projektárazással. Ha pedig az árlista három különböző Excel fájlban él, először azt érdemes rendbe tenni. Ha többet olvasnál arról, hogyan építünk AI automatizálást, a honlapunkon találod.