Röviden
Nem éri meg automatizálni, ha az ismétlődő kézi munka hetente csak néhány óra, ha az adat csak papíron vagy a kollégák fejében létezik, és ha a chatbot csak azért kell, mert mindenkinek van. Ilyenkor előbb a folyamatot és az adatot érdemes rendbe tenni. Az automatizálás ott térül meg, ahol sok, szabályos, leírt munkát vált ki.
A lényeg
- Az automatizálás építése, tesztelése és karbantartása is munka, és heti néhány óra megtakarítás ezt ritkán hozza vissza gyorsan.
- A mesterséges intelligencia csak leírt adattal tud dolgozni: ami papíron vagy fejben van, azt előbb rendszerbe kell tenni.
- Egy chatbot akkor hasznos, ha konkrét, gyakran ismétlődő kérdésekre válaszol, és mögötte ember is elérhető.
- Szerintünk egy jó felmérés két kérdésre felel: mit érdemes automatizálni, és mit nem. A második válasz ugyanannyit ér.
Mikor nem éri meg automatizálni egy folyamatot?
Nem éri meg automatizálni, ha a rendszer megépítése és fenntartása több időbe és pénzbe kerül, mint amennyit belátható időn belül megspórol. Mi három helyzetben látjuk ezt a leggyakrabban: kevés az ismétlődő munka, nincs leírt adat, vagy nincs valódi feladat a rendszer mögött.
Előfordul, hogy ezért lebeszélünk valakit az automatizálásról. Ezt nem egy hosszú felmérés végén mondjuk ki, hanem már az első beszélgetésen, ha látszik.
Ez nem ritka következtetés. Az Eurostat 2025 decemberében közölt adatai szerint azoknak az uniós cégeknek, amelyek fontolgatták a mesterséges intelligenciát, de nem használják, 20,7 százaléka azért mondott le róla, mert a cégének nem látta hasznát. A leggyakoribb ok a szakértelem hiánya volt, 70,9 százalékkal.
Mennyi kézi munka alatt nem térül meg az automatizálás?
Egyetlen határ nincs, de ha egy feladat hetente csak néhány órát visz el, az automatizálás ritkán térül meg gyorsan. A számításba a megspórolt idő mellé a megépítést, a tesztelést, a karbantartást és a szabályok frissítését is be kell tenni.
Kis mennyiségnél gyakran egyszerűbb eszköz is elég: egy jó sablon, egy közös táblázat, egy képlet, vagy egy beállítás abban a programban, amelyet már most is használtok.
Mi a teendő, ha az adat csak papíron vagy a kollégák fejében van?
Ha az adat csak papíron vagy fejben létezik, előbb rögzíteni kell, és csak utána automatizálni. A mesterséges intelligencia csak abból tud dolgozni, ami le van írva. Ha a kivételek szabályait csak a raktárvezető tudja, azokat a rendszer sem fogja tudni.
A Gartner 2025 februári előrejelzése szerint a szervezetek 2026 végéig felhagynak azoknak az AI projekteknek a 60 százalékával, amelyek mögött nincs a mesterséges intelligencia számára használható adat.
Ilyenkor ezt a sorrendet javasoljuk:
- 01
Írjátok le, ki mit csinál, milyen sorrendben, és milyen kivételekkel.
- 02
Tegyétek az adatot egy helyre: közös táblázatba, űrlapba vagy a meglévő rendszerbe.
- 03
Dolgozzatok így néhány hétig, és figyeljétek, hol akad el a folyamat.
- 04
Ha ezután is sok az ismétlődő, szabályos munka, akkor érdemes automatizálni.
Ennek van egy mellékhatása is: a leírt folyamat akkor is működik, ha a kolléga szabadságon van. A tudás leírását egyetlen automatizálás sem végzi el helyettetek.
Mikor nem kell chatbot egy cégnek?
Ha nem tudod megmondani, milyen kérdésekre válaszolna rendszeresen, akkor nem kell. A chatbot olyan csevegőprogram, amely a weboldalon vagy egy üzenetküldőben válaszol az ügyfeleknek. Attól hasznos, hogy egy gyakori, ismétlődő kérdést gyorsabban megold, mint egy ember, nem attól, hogy a versenytársnak is van.
Az ügyfelek sem várják feltétlenül. A Gartner 2023 decemberében, 5 728 ügyfél megkérdezésével készült felmérése szerint az ügyfelek 64 százaléka jobban örülne, ha a cégek nem használnának mesterséges intelligenciát az ügyfélszolgálaton, és 53 százalékuk fontolóra venné, hogy emiatt máshoz menjen. A legnagyobb aggodalmuk az volt, hogy nehezebb lesz emberhez jutni.
Mielőtt chatbotot rendelsz, nézd át egy hónap beérkező leveleit és hívásait. Ha ugyanaz a néhány kérdés jön újra és újra, arra jó lehet egy automatikus válasz, egy jobb gyakori kérdések oldal, vagy egy chatbot, amely mögött ember is elérhető. Ha minden megkeresés más, ott ember kell.
Mikor éri meg mégis automatizálni?
Akkor éri meg, ha a munka sok, ismétlődő, szabályokkal leírható, és az adat már rendszerben van. A különbséget ez a táblázat mutatja:
| Jel | Inkább várj vele | Érdemes belevágni |
|---|---|---|
| Ismétlődő kézi munka | hetente néhány óra | hetente sok óra, több kollégánál |
| Adat | papíron, fejben, sokféle formában | rendszerben, egységes formában |
| Szabályok | minden eset más | leírhatók, kevés a kivétel |
| Cél | „mert mindenkinek van” | mérhető: idő, hibák, átfutás |
| A folyamat | még havonta változik | stabil, mindenki ugyanígy csinálja |
- Ismétlődő kézi munka
- Inkább várj velehetente néhány óra
- Érdemes belevágnihetente sok óra, több kollégánál
- Adat
- Inkább várj velepapíron, fejben, sokféle formában
- Érdemes belevágnirendszerben, egységes formában
- Szabályok
- Inkább várj veleminden eset más
- Érdemes belevágnileírhatók, kevés a kivétel
- Cél
- Inkább várj vele„mert mindenkinek van”
- Érdemes belevágnimérhető: idő, hibák, átfutás
- A folyamat
- Inkább várj velemég havonta változik
- Érdemes belevágnistabil, mindenki ugyanígy csinálja
Mit jelent ez egy 10 és 250 fős cégnek?
Egy 10 és 250 fős cégnél kevés a felesleges pénz és figyelem, ezért nem a lehető legtöbb folyamatot érdemes automatizálni, hanem azt az egyet, amelyik a legtöbbet hozza. Mi ezért a felméréssel kezdjük.
Az AI Potential Audit két hétig tart. A végén kiderül, mit érdemes automatizálni, és az is, mit nem. Az utóbbi lista legalább annyit ér, mint az előbbi, mert megmutatja, hova ne menjen el pénz és figyelem.
Ahol megéri, ott egy folyamattal indulunk, elejétől a végéig: ezt hívjuk Sprintnek. Ahol pénz vagy ügyfél a tét, ott ellenőrző szabályok, napló és emberi jóváhagyás kerül a folyamatba. A fix árat az első beszélgetés után adjuk meg.