Röviden
Egy cégnek akkor kell Excel helyett ügyviteli szoftver, amikor a táblázatok több munkát okoznak, mint amennyit megspórolnak. Négy jel mutatja ezt: ugyanabból a táblázatból több verzió kering, a rendeléseket többször gépelik be, a heti számokat kézzel rakják össze, és van egy régi rendszer, amit senki nem tart karban.
A lényeg
- Az Excel jó eszköz, amíg kevés ember dolgozik benne egy célra, de gyenge alap egy egész cég napi működéséhez.
- A négy jel: több verzió ugyanabból a táblázatból, háromszor begépelt rendelés, kézzel összerakott heti számok, gazdátlan régi rendszer.
- Az Eurostat 2025. évi adatai szerint a 10 és 49 fős magyar cégeknek csak 24 százaléka használ ERP szoftvert, az uniós átlag 41 százalék.
- Mi azt gondoljuk, hogy ilyenkor nem a cég kicsi a rendszerhez, hanem a rendszer lett kicsi a cégnek, és a váltást a legfájdalmasabb folyamattal érdemes kezdeni.
Mikor kell Excel helyett ügyviteli szoftver?
Akkor, amikor a táblázatokat már nem egy ember vezeti egy célra, hanem a cég napi működése fut rajtuk: rendelés, készlet, ajánlat, számlázás. Az ügyviteli szoftver olyan program, amely ezeket a folyamatokat egy helyen, közös adatokkal kezeli, és naplózza, ki mit módosított. Az alábbi négy jel azt mutatja, hogy ez a pont már elérkezett.
1. Ugyanannak a táblázatnak három verziója kering
Az egyik kolléga a megosztott mappában dolgozik, a másik a saját másolatában, a harmadik emailben kapta meg a fájlt múlt héten. Ha egy megbeszélésen az a kérdés, melyik szám az igaz, a táblázat már nem tölti be a dolgát. A gond nem a fegyelem hiánya: egy közös fájlban nehéz követni, ki mit írt át, és a szabályok könnyen megkerülhetők.
2. Ugyanazt a rendelést háromszor gépelik be
A rendelés beérkezik a webshopba, aztán valaki átírja az ügyviteli táblázatba, majd még egyszer a számlázóba. Minden átgépelés idő és hibalehetőség: elírt cikkszám, rossz ár, kimaradt kedvezmény. A rendelések számával az átgépelés is nő, a hibák pedig sokszor csak a vevő reklamációjából derülnek ki.
3. A heti számokat pénteken valaki kézzel rakja össze
Ha a vezetés csak akkor látja a heti árbevételt, a nyitott rendeléseket vagy a készletet, amikor valaki péntek délután összemásolja őket, akkor a számok mindig késésben vannak, és egy ember szabadsága megállítja a riportot. Egy ügyviteli rendszerben ugyanezek a számok bármikor lekérhetők, mert ugyanabból az adatból jönnek, amivel a cég nap mint nap dolgozik.
4. Van egy régi rendszer, amit már senki nem tart karban
Sok cégnél fut egy évekkel ezelőtt készült program vagy egy makrókkal teli munkafüzet, amelyet az írt, aki már nincs a cégnél. Működik, de senki nem mer hozzányúlni, nem köthető össze a webshoppal vagy a számlázóval, és ha leáll, nincs, aki megjavítsa. A gazdátlan régi rendszer nem informatikai kérdés, hanem üzleti kockázat.
Milyen gyakoriak a hibák a táblázatokban?
Gyakoribbak, mint a legtöbb cégvezető gondolná. Stephen Powell, Kenneth Baker és Barry Lawson tanulmányában (2009) ötven, szervezeteknél ténylegesen használt táblázatot vizsgáltak át. Az ötven munkafüzetből csak hétben nem találtak olyan hibát, amely rossz eredményt ad, vagyis 86 százalékukban volt legalább egy ilyen hiba.
A szerzők maguk is hangsúlyozzák, hogy egy képlethiba önmagában még nem jelenti azt, hogy a döntés is rossz lett. A kutatás nem friss, de a tanulsága ma is áll: ha a cég rendelési és pénzügyi adatai táblázatokban élnek, a hibákat valakinek kézzel kell megtalálnia.
Hány magyar cég használ már ERP rendszert?
A 10 és 49 fős cégeknek kevesebb mint a negyede. Az Eurostat 2025. évi adatai szerint a 10 és 49 fős magyar cégek 24 százaléka használ ERP szoftvert. Az ERP (vállalatirányítási rendszer) olyan program, amelyben a cég különböző területei, például a rendelés, a raktár és a pénzügy ugyanazokat az adatokat látják. Az uniós átlag ebben a méretben 41 százalék.
| Cégméret | Magyarország, 2023 | Magyarország, 2025 | EU átlag, 2025 |
|---|---|---|---|
| 10 és 49 fő | 29% | 24% | 41% |
| 50 és 249 fő | 64% | 61% | 70% |
| 250 fő felett | 91% | 93% | 89% |
- 10 és 49 fő
- Magyarország, 202329%
- Magyarország, 202524%
- EU átlag, 202541%
- 50 és 249 fő
- Magyarország, 202364%
- Magyarország, 202561%
- EU átlag, 202570%
- 250 fő felett
- Magyarország, 202391%
- Magyarország, 202593%
- EU átlag, 202589%
A nagyvállalatoknál a magyar arány az uniós átlag felett van, a lemaradás a 10 és 250 fős sávban látszik. A 10 és 49 fős cégeknél az arány 2023 óta nem nőtt. A felmérés mintán alapul, ezért a kis változásokat óvatosan érdemes olvasni, az uniós átlagtól való távolság viszont nagy.
Kész ERP vagy egyedi ügyviteli szoftver?
Kész ERP akkor jó választás, ha a cég folyamatai hasonlítanak a piac átlagához, és a cég hajlandó a szoftverhez igazítani a munkát. Egyedi ügyviteli szoftver akkor éri meg, ha a cég éppen attól jó, ahogyan dolgozik, és ezt a munkamódot nem akarja egy dobozos termékhez igazítani.
| Excel marad | Kész ERP | Egyedi ügyviteli szoftver | |
|---|---|---|---|
| Mikor jó | Kevés felhasználó, egyszerű folyamat | Átlagos, szabványos folyamatok | Saját folyamatok, sok összekötendő eszköz |
| Ki igazodik kihez | A táblázat a céghez, ellenőrzés nélkül | Többnyire a cég a szoftverhez | A szoftver a céghez |
| Webshop és számlázó | Kézi másolás | A gyártó által támogatott eszközök | Azok, amelyeket a cég már használ |
| Bevezetés | Nincs | A gyártó módszertana szerint | Fázisokban, egy folyamattal kezdve |
| Napló és jogosultság | Korlátozott | Van | Van, a cég szabályai szerint |
- Mikor jó
- Excel maradKevés felhasználó, egyszerű folyamat
- Kész ERPÁtlagos, szabványos folyamatok
- Egyedi ügyviteli szoftverSaját folyamatok, sok összekötendő eszköz
- Ki igazodik kihez
- Excel maradA táblázat a céghez, ellenőrzés nélkül
- Kész ERPTöbbnyire a cég a szoftverhez
- Egyedi ügyviteli szoftverA szoftver a céghez
- Webshop és számlázó
- Excel maradKézi másolás
- Kész ERPA gyártó által támogatott eszközök
- Egyedi ügyviteli szoftverAzok, amelyeket a cég már használ
- Bevezetés
- Excel maradNincs
- Kész ERPA gyártó módszertana szerint
- Egyedi ügyviteli szoftverFázisokban, egy folyamattal kezdve
- Napló és jogosultság
- Excel maradKorlátozott
- Kész ERPVan
- Egyedi ügyviteli szoftverVan, a cég szabályai szerint
Hogyan érdemes váltani az Excelről?
Lépésenként, a legfájdalmasabb folyamattal kezdve. Egy működő cégnél nem kell egyszerre mindent lecserélni.
- 01
Válaszd ki a legfájdalmasabb folyamatot. Ahol a legtöbb az átgépelés, vagy ahol a hiba a legtöbbe kerül. Gyakran ez a rendeléstől a számláig vezető út.
- 02
Rajzold fel, hogyan megy ma. Ki mit csinál, milyen táblázatból, milyen eszközbe. A felrajzolás közben derül ki, mi felesleges.
- 03
Építsd meg ezt az egy folyamatot. A legkisebb használható változat (angolul MVP) élesben fut, a webshop és a számlázó össze van kötve vele.
- 04
Költöztesd át az adatokat, és ellenőrizd őket együtt. A régi táblázat egy ideig csak olvasható módban maradjon meg, hogy bármi visszakereshető legyen.
- 05
Bővíts modulonként. Készlet, ajánlat, ügyfélportál, riportok: abban a sorrendben, ami előbb megtérül.
Mit jelent ez egy 10 és 250 fős cégnek?
Mi azt gondoljuk, hogy a négy jel nem kudarc, hanem a növekedés jele. Nem a cég kicsi a rendszerhez, hanem a rendszer lett kicsi a cégnek. A megoldás viszont nem egy nagy, mindent egyszerre lecserélő projekt.
Ezért egyedi ügyviteli szoftvert fázisokban építünk. A Phase 0 során közösen felrajzoljuk a folyamatot, és kiválasztjuk, mi fáj a legjobban. A Phase 1 (MVP) után ez az egy folyamat már élesben működik, és használod, miközben a következő fázis épül (Phase 2 és tovább). A rendszer azokhoz az eszközökhöz kapcsolódik, amelyeket már használtok: Shopify, WooCommerce, UNAS vagy Shoprenter webshop, Számlázz.hu vagy Billingo számlázó, és ha kell, Excel vagy Google Sheets táblázat. Laravel és Filament alapon készül, EU szerveren fut, és naplózza, ki mit módosított. Ahol pénz vagy vevő érintett, ott ember hagyja jóvá a lépést.
Ahol van értelme, mesterséges intelligencia is kerül bele, például egy emailben érkező rendelés előtöltése, amit a kolléga ellenőriz és jóváhagy. Az élesítés után mi üzemeltetjük és frissítjük a rendszert. Az ár fix, az első beszélgetés után adjuk meg.
Amit nem érdemes csinálni: a legnagyobb modullal kezdeni, vagy a régi táblázatot egy az egyben lemásolni.